Maschinenbuch – Maschinenkarte der Lebenslauf ihrer Anlagen

Alle relevanten Daten einer Maschine finden sich im Maschinenbuch bzw. auf der Maschinenkarte.

Maschinendokumentation und Instandhaltungsmanagement

1. Bedeutung der Maschinendokumentation

Alle relevanten Daten einer Maschine finden sich im Maschinenbuch bzw. auf der Maschinenkarte. Diese Dokumentationen dienen als „Lebenslauf“ der Maschine und ermöglichen eine systematische Erfassung und Nachverfolgung aller durchgeführten Instandhaltungsmaßnahmen.

Früher wurden diese Daten auf DIN A4-Karten festgehalten, auf denen alle wesentlichen Informationen zur Maschine sowie alle relevanten Instandsetzungen dokumentiert wurden. Heute erfolgt die Dokumentation digital, wobei die Betreiber Zugriff auf alle Daten in elektronischer Form erhalten. Dennoch sind wichtige Dokumente weiterhin im physischen Anlagenordner archiviert.

2. Notwendige Bestandteile einer Maschinendokumentation

Eine umfassende Maschinendokumentation sollte folgende Elemente enthalten:

• Strukturierte und vollständige Maschinendokumentationen

  • Technische Datenblätter (Hersteller, Typ, Baujahr, Seriennummer, Standort)

  • Betriebsanleitungen und Bedienungshandbücher

  • Elektrische, pneumatische und hydraulische Schaltpläne

  • Sicherheitsrichtlinien und Schutzvorkehrungen

• Strukturierte und vollständige Instandhaltungsdokumentationen

  • Wartungspläne und Inspektionsprotokolle

  • Reparaturhistorie und durchgeführte Instandsetzungsmaßnahmen

  • Zustandsüberwachungsberichte und Auswertungen von Sensordaten

• Harmonisierte Wartungspläne und prozessorientierte Maschineninspektion

  • Regelmäßige Inspektionsintervalle mit standardisierten Checklisten

  • Definition kritischer Komponenten und vorbeugende Wartungsstrategien

  • Zustandsbasierte Wartung durch Sensormessungen (Predictive Maintenance)

• Vorbeugende Instandhaltung mittels Inspektionslisten

  • Detaillierte Überprüfungslisten für kritische Bauteile

  • Dokumentation der Verschleißentwicklung und Austauschintervalle

• Entstörungsdokumentationen und Reparaturanweisungen

  • Standardisierte Fehlermeldungen und Fehlerkataloge

  • Step-by-Step-Anleitungen zur Behebung häufiger Störungen

  • Ursachenanalysen zur nachhaltigen Fehlervermeidung

3. Digitale Transformation der Maschinendokumentation

Heutzutage sind viele Unternehmen digital aufgestellt und nutzen moderne Systeme zur Verwaltung von Maschinendaten. Digitale Wartungs- und Instandhaltungsmanagementsysteme (CMMS – Computerized Maintenance Management System) bieten zahlreiche Vorteile:

• Zentralisierte Speicherung und schneller Zugriff auf Dokumente

• Automatische Erinnerungen für Wartungsintervalle und Inspektionen

• Echtzeit-Analyse von Maschinenzuständen durch IoT-Sensoren

• Mobiler Zugriff für Techniker direkt an der Maschine

• Bessere Nachvollziehbarkeit und standardisierte Prozesse

Trotz der Digitalisierung sollten wichtige Dokumente in einem physischen Anlagenordner archiviert bleiben, um im Bedarfsfall schnell verfügbar zu sein.

Eine strukturierte Maschinendokumentation ist essenziell für eine effiziente Instandhaltung und eine längere Lebensdauer der Maschinen. Die Kombination aus digitaler und physischer Dokumentation ermöglicht eine schnelle Fehlerdiagnose, verbessert die Planung von Wartungsmaßnahmen und trägt zur Optimierung der Gesamtanlageneffektivität (OEE) bei.

https://maschinenwartung.wixsite.com/bintec-gmbh-maintena

Maschinenkarte

Heute sind wir alle Digital aufgestellt und die Daten sind als Dateien für den Betreiber vom Hersteller bereit gestellt. Im Amlagenordner sind die Daten natürlich noch immer „schwarz auf weiß“ vorhanden.

Die Instandhaltung sollte alle Daten und Fakten zur Anlage dokumentieren und in einem fortlaufenden Verzeichnis sammeln, eben für jede Anlage ein „Maschinenbuch“ mit den entsprechenden Maschinenkarten führen.

Mit der Verwendung von Checklisten bzw. Fehlerkatalogen kann die Instandhaltung planvoll die Entstörung und Fehlerbeseitigung vornehmen und anschließend dokumentieren. Das systematische Eingrenzen der Fehler und Störungen durch die selektive Feststellung verschiedener Funktionen erleichtert die Arbeit der Instandhaltungsmitarbeiter.

Die systematische Dokumentation von Maschinendaten und -ereignissen ist essenziell für eine effektive Instandhaltung. Traditionell wurden hierfür Maschinenbücher oder -karten im DIN-A4-Format genutzt, die als „Lebenslauf“ der Maschine dienten und alle relevanten Informationen sowie durchgeführte Instandhaltungsmaßnahmen festhielten.

Wichtige Elemente eines Maschinenbuchs:

• Maschinendatenübersicht: Beinhaltet grundlegende Informationen wie technische Spezifikationen, Leistungsdaten und Einsatzbereich der Maschine.
• Wartungs- und Inspektionspläne: Definieren regelmäßige vorbeugende Maßnahmen zur Sicherstellung der Betriebsbereitschaft.
• Dokumentation von Instandhaltungsmaßnahmen: Erfasst alle durchgeführten Reparaturen, Wartungen und Inspektionen mit detaillierten Angaben.
• Fehler- und Störungsprotokolle: Listen aufgetretene Probleme auf, deren Ursachen und die ergriffenen Maßnahmen zur Behebung.

Mit der Digitalisierung haben sich diese traditionellen Methoden weiterentwickelt. Heutzutage ermöglichen digitale Maschinenlogbücher eine effiziente und revisionssichere Speicherung aller relevanten Daten, die jederzeit abrufbar sind.

Vorteile digitaler Maschinenlogbücher:

• Zentralisierte Datenverwaltung: Alle Informationen sind an einem Ort gespeichert und leicht zugänglich.
• Einfache Aktualisierung: Daten können schnell und unkompliziert aktualisiert werden.
• Analyse und Auswertung: Ermöglicht detaillierte Auswertungen zur Optimierung von Wartungsstrategien.

Empfehlungen für die Praxis:

• Implementierung digitaler Lösungen: Nutzen Sie Softwarelösungen zur digitalen Erfassung und Verwaltung von Maschinendaten.
• Verwendung standardisierter Checklisten: Setzen Sie auf einheitliche Checklisten, um Wartungs- und Instandhaltungsprozesse zu standardisieren.
• Regelmäßige Schulung des Personals: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit neuen Tools und Verfahren, um eine konsistente Anwendung sicherzustellen.

Durch die Kombination traditioneller Dokumentationsmethoden mit modernen digitalen Werkzeugen kann die Effizienz und Effektivität der Instandhaltungsprozesse erheblich gesteigert werden.

Die korrekte Dokumentation aller Leistungen bildet die Grundlage einer Wissensdatenbank der Instandhaltung. Lassen Sie diese Möglichkeit nicht ungenutzt, nutzen Sie das Wissen Ihrer Mitarbeiter, der Lieferanten und Dienstleister sowie der Maschinenhersteller und Berater, fundamentieren Sie das geballte Knowhow in einer IT- gestützten Wissensdatenbank!

Dabei steht folgender Prozess im Mittelpunkt aller Beteiligten:

1. Melden durch Anlegen eines Instandhaltungsauftrags
2. Planen der Maßnahmen durch die Instandhaltung/Vorgesetzten
3. Erledigen der notwendigen Arbeiten durch die Facharbeiter
4. Rückmeldung der Arbeiten im System und Übergabe der Maschine an die Produktion

Jeder Auftrag in der Produktion ist zu dokumentieren. Die geleisteten Arbeiten, notwendige Maßnahmen und der Lösungsweg werden im SAP-Schichtbericht ordentlich mit Namen, Uhrzeit und Dauer der Störung dokumentiert. Ein Vordruck für die Auftragserfassung wird von der Instandhaltungsleitung im IT- System bereitgestellt.

Mit Hilfe eines schriftlichen Instandhaltungsauftrags erhalten die Instandhalter das entsprechende Instrument, um alle Arbeiten zu dokumentieren. Der Auftrag wird vom Mitarbeiter ausgefüllt und vom Vorgesetzten abgelegt sowie im System dokumentiert.

Auftragsanforderung Instandhaltungsleistungen

1. Allgemeine Informationen

• Auftragsnummer: _____________________
• Datum der Anforderung: ______________
• Abteilung/Bereich: __________________
• Anforderer (Name): __________________
• Dringlichkeit: [ ] Hoch [ ] Mittel [ ] Niedrig

2. Beschreibung der Störung/Anforderung

• Maschinen-/Anlagenbezeichnung: ___________________________
• Standort der Maschine/Anlage: ____________________________
• Detaillierte Fehlerbeschreibung:
  

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• Genaue Angabe der betroffenen Baugruppen/Komponenten:
  

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• Wurde die Anlage abgeschaltet? [ ] Ja [ ] Nein
• Sind sicherheitsrelevante Aspekte betroffen? [ ] Ja [ ] Nein Falls ja, bitte näher beschreiben:
  

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3. Art der Instandhaltungsleistung [ ] Störungsbeseitigung (akut) [ ] Geplante Wartung [ ] Inspektion [ ] Instandsetzung [ ] Verbesserung/Optimierung [ ] Sonstiges: ______________________

4. Erwarteter Fertigstellungstermin: ______________

5. Nach der Auftragsdurchführung (auszufüllen durch Instandhaltung)

• Durchgeführte Maßnahmen:
  

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• Ersetzte Bauteile/Materialien:
  

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• Notwendige Folgemaßnahmen: [ ] Ja [ ] Nein Falls ja, näher beschreiben:
  

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• Arbeitszeitaufwand (Stunden): _______
• Bearbeiter (Name): ___________________
• Unterschrift Instandhaltung: ___________
• Unterschrift Vorgesetzter: _____________

6. Abschluss der Instandhaltung

• Datum der Fertigstellung: ______________
• Rückmeldung an Produktionsbereich erfolgt am: ______________
• Produktionsbereich informiert durch (Name): ______________

Hinweise:

• Alle Felder sind sorgfältig auszufüllen.
• Unklare oder unvollständige Angaben können zu Verzögerungen führen.
• Die Auftragsanforderung ist nach Abschluss der Arbeiten zur Dokumentation abzuheften.

Nach der Auftragsdurchführung erfolgen eine entsprechende Rückmeldung an die Vorgesetzten der Instandhaltung über die geleisteten Arbeiten und eine Fertigmeldung an den betreffenden Produktionsbereich.

Alle vorhandenen Rückmeldungen werden in der Instandhaltung erfasst und in Berichten analysiert.

Sämtliche Arbeiten an den Produktionsmaschinen werden in dem Formular „Anforderung Instandhaltungsauftrag“ dokumentiert (Art und Auftritt der Störung – Vorgehensweise zur Lösung des Problems – Ersatzteile und Notizen zur Klärung des Sachverhaltes). Alle Daten bilden die Wissensdatenbank in der sämtlich Prozesse dokumentiert werden. So wird im Laufe eines Lebens die Maschinendokumentation immer umfangreicher. Aus den Daten lassen sich mittels Analysen dann die nötigen Schlüsse über zukünftige Maßnahmen ableiten oder über den Kauf einer neuen Anlage mit der passenden Ausstattung.

Die Instandhaltung ist immer für die technische Verfügbarkeit der Maschinen verantwortlich. Um das zu gewährleisten sind einige grundlegende Bedingungen zu erfüllen die wir Ihnen hier vorstellen möchten.

PARIS dient uns hier als Abkürzung für die Beschreibung der notwendigen Schritte.

P = Prozessablauf

A = Anwendungen

R = Ressourcen

I = Infrastrukturen

S = Steuerung

Prozessabläufe müssen klar beschrieben werden und benötigen einen Prozessplan, ansonsten ist es ein beliebiger Prozess der in modernen Produktionsbetrieben indiskutabel ist.

Anwendungen unterstützen in der Regel den Prozess der Produktion, z. B. Software wie SAP oder SPS Programme.

Ressourcen sind unabdingbare Dinge wie Material, Werkzeug, Wissen, Finanzen und nicht zuletzt die Mitarbeiter.

Infrastrukturen werden die Produktionsgebäude, Medienversorgung und natürlich die Maschinen und Anlagen genannt.

Steuerung aller Prozesse und nötigen Arbeitsabläufe seitens des Management bilden einen weiteren Schwerpunkt.

Die betriebliche Instandhaltung ist also für das I, die Infrastruktur maßgeblich in der Verantwortung. Sie stellt der Produktion eine funktionierende, gereinigte, gewartete und technisch Verfügbare Maschine/Anlage bereit.

Allerdings gilt die Einschränkung insoweit, dass die Instandhaltung die vom Management geforderte Anlagenverfügbarkeit nur gewährleisten kann, wenn eine Maschine für die Aus- und Belastung geeignet ist. Denn in der Regel hat die Instandhaltung keinen Einfluss auf den Kauf der passenden Maschinen und Anlagen, diese Entscheidung wird allzu oft ohne Mitsprache der Instandhalter getroffen.

Deshalb ist die Verfügbarkeit immer Abhängig von der bereitgestellten Technik, der Effizienz der Fertigungsprozesse und den zur Verfügung gestellten Ressourcen.

Die Verantwortung liegt somit nicht allein bei der Instandhaltung, sondern umfasst verschiedene Parameter. Die technische Verfügbarkeit muss in Korrelation zur Produktionsverfügbarkeit gesetzt werden.

Die Instandhaltung kann die Verfügbarkeit durch gute Organisation ihrer Abläufe und schnelle Reaktionen bei Störungen positiv beeinflussen.

Die Instandhaltung beinhaltet im Wesentlichen die folgenden Prozesse:

• Erhaltung der technischen Verfügbarkeit von Maschinen/Anlagen
• Schnelle Wiederherstellung der Verfügbarkeit nach Störungen/Ausfällen
• Vorbeugende Instandhaltungsmaßnahmen wie Wartungen/Inspektionen
• Optimierung der Prozesse innerhalb der Instandhaltung um die Verfügbarkeit stetig zu verbessern
• Wissensmanagement um aus der täglichen Arbeit ein Verbesserungspotential zur Fehlervermeidung und nachhaltiger Störungsvermeidung zu generieren
• Optimierungen der Maschinen und Anlagen um die technische Verfügbarkeit und die Ausbringung zu verbessern.

Die wichtigen Werte/Kennzahlen und entscheidende Parameter für die Instandhaltung sind MTTR und MTBF. Die Wiederherstellungszeit einer Anlage nach einem Ausfall sollte so kurz wie nur möglich sein und die technische Verfügbarkeit zu gewährleisten.

Die schnelle Wiederherstellung basiert auf 3 wesentlichen Säulen:

1. Der Erreichbarkeit der Instandhaltung
2. Der Reaktionszeit der Instandhaltung
3. Den Ressourcen die zur Verfügung stehen.

Eine „Überakademisierung“ der Instandhaltung mittels zu komplexer Steuerung über Kennzahlen und Prozesspläne hat oft zur Folge, dass die Mitarbeiter demotiviert sind und nur noch „Dienst nach Vorschrift“ abliefern. Deshalb ist Vertrauen in die handelnden Personen der wohl entscheidendste Faktor für eine erfolgreiche Zusammenarbeit aller im Unternehmen. Die Instandhaltung ist es letztendlich, welche mit Ihrer täglichen Arbeit die Ausfälle reduzieren und für eine schnelle Wiederherstellung sorgen kann. Die Zusammenarbeit in interdisziplinären Teams sorgt dafür das das gesamte Optimierungspotential abschöpft und somit eine stabile Anlagenverfügbarkeit bei hoher Ausbringung gewährleistet wird.
Eine gute Organisation ist für eine Instandhaltung das A und O. 

Ad-hoc Reparaturen müssen möglichst schnell durchgeführt werden, Termine müssen organisiert werden, Verträge und Prüfungen werden verwaltet, Absprachen mit Fremdfirmen und den Herstellern haben zu erfolgen, die Servicekräfte müssen im Haus koordiniert werden, die Arbeitssicherheit und Umweltthemen spielen eine wichtige Rolle etc.
Und bei der Vielzahl der Aufgaben können dann selbst vermeintlich einfache Dinge sehr komplex werden und führen immer wieder zu Irritationen.
Wenn beispielsweise ein Produktionsmitarbeiter den Instandhalter wegen eines Problems direkt anruft und dieser sich „mal eben schnell“ darum kümmert, dann geht das nicht nur am Instandhaltungsplaner vorbei, sondern sorgt durch eine fehlende Dokumentation für eine verfälschte Auswertung des Instandhaltungsgeschehens und beeinflusst somit ein effizientes Arbeiten der Instandhaltung.

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