Es werden viele Instandhalter in eine Rolle gedrängt die mit der einer Feuerwehr oder mit Hochseilartisten ohne Sicherung zu vergleichen ist. Immer nur reaktive Maßnahmen, ständige Feuerwehreinsätze, dann unter Zeitdruck und Hektik agieren, für nachhaltige Maßnahmen fehlt die Zeit, das Personal und letztendlich ein funktionierendes Konzept.

Hin und wieder werden schnell irgenwie KVP, Kaizen, Projekte oder TPM Versuche eingeführt, in der Hoffnung auf schnelle Heilung der Maschinen, stabile Laufzeiten und eine erstarkte Instandhaltung. Eine konsequente Umsetzung wird jedoch weder vom Management vorgelebt noch von den betroffenen Mitarbeitern allein forciert. Somit sind viele dieser Maßnahmen, welche am grünen Tisch von wenigen Managern für viele Mitarbeiter entschieden werden, von vornherein zum Scheitern verurteilt. Die gewollte Transformation scheitert an der schlechten Vorbereitung, der fehlenden Expertise und dem nicht einbeziehen der wichtigen Mitarbeiter, die Mitarbeiter, welche die Konsequenzen dieser einsamen Entscheidungen tragen und umsetzen müssen. Wenn die Mitarbeiter dann später ihre Einwendungen vorbringen, werden sie als Nörgler und Querulanten abgestempelt. Hätte man sie jedoch im Vorfeld mit in den Prozess und die Entscheidungen eingebunden, wären viele Projekte erfolgreicher verlaufen.

Ihre betriebliche Instandhaltung Arbeit rein reaktiv und verfolgt keinerlei Strategie wenn:

  • Benötigte Ersatzteile sind nicht im Lager und keiner weiß Bescheid
  • Sie jeden Morgen bei der Produktionsbesprechung nach der letzten Schicht und den letzten ungeplanten Maschinenausfällen befragt werden
  • Sich die Nutzungszeit der Maschinen verringert und die Ausfallzeit erhöht
  • Die Mitarbeiter die Wartungen ausführen sind schlecht ausgebildet und die Wartungen sind schlecht vorbereitet, hohe Fluktuation in der Instandhaltungsabteilung
  • Die Instandhaltung Störungen beseitigt aber keine Störungen dauerhaft vermeidet
  • Die tägliche, wöchentliche, monatliche und alle anderen Wartungen und Inspektionen nicht regelmäßig durchgeführt werden
  • Die Produktion ihre Probleme zu Problemen der Instandhaltung macht
  • Die Kosten für Instandhaltung steigen und es keinen Instandhaltungsplan gibt
  • Die Überstunden der Instandhaltungsmitarbeiter weit über dem Durchschnitt der anderen Mitarbeiter im Unternehmen liegen
  • Das Unternehmen keine Wissensdatenbank für ihre Maschinen und Anlagen pflegt und die Instandhaltung ihr Wissen nicht fundamentieren kann weil es keine Basis dafür gibt
  • Der Einkauf die Bestellungen der Instandhaltung nicht sinngemäß ausführt und „billige“ Ersatzteile einkauft
  • Der Anteil an ungeplanten Instandhaltungsmaßnahmen mehr als 30% der Arbeit der Instandhaltung ausmachen
  • Keine klaren Vorgaben und KPI’s seitens des Managements an die Instandhaltung fehlende Instandhaltungsstrategie und Organisation

Für die Planungen und die Instandhaltungsstrategie ist das Management verantwortlich und gibt die Richtung und die Ressourcen vor. Das Management legt die Basis und stellt die Infrastruktur zur Verfügung. Zusammen mit der Instandhaltung wird eine kurzfristige Strategie, eine mittelfristige Strategie und natürlich eine langfristige Strategie festgelegt. Diese Organisation befähigt die Instandhaltung planvoll vorzugehen und den Nutzungsgrad von Maschinen und Anlagen zu stabilisieren und zu steigern. Teil der Instandhaltung ist ein effizientes Ersatzteilmanagement sowie ein Schulungsplan für die Mitarbeiter.

1.Fehlendes Wissensmanagement

Bedingt durch den demographischen Wandel werden viele erfahrene Fachkräfte bald in den verdienten Ruhestand gehen. Mit ihnen geht dann ein großes Volumen an spezifischem Wissen, das dem Unternehmen fehlen wird (was wiederum zu kostenintensiven Problemen führen kann). Häufig gibt es keine Zeit und kein Personal, dieses Erfahrungswissen im Unternehmen dauerhaft zu verankern.

2.Verschleiß und Ausfall bestimmen den Tag

Wie im 19. und 20. Jahrhundert wird lediglich ad hoc gewartet und im Störfall eine Komponente ausgetauscht – Maschinenstillstand und Eilzuschläge für Ersatzteile sind die Regel. Sensorik und Auswertungssoftware kommen nicht/kaum zum Einsatz.

3.Jahres-Budgetierung

Das Budget für die Instandhaltung orientiert sich am Vorjahresbudget und wird nicht bedarfsorientiert ermittelt. Stattdessen werden Sparmaßnahmen angeordnet und das Budget sachwidrig reduziert.

4.Sparen bei der Ersatzteilbeschaffung

Bei der Ersatzteilbeschaffung wird nicht auf Originalteile, sondern auf billigere „NoName“-Produkte zurückgegriffen. Es werden keine zertifizierten Lieferanten berücksichtigt. Die Instandhaltung hat kein Mitspracherecht bei den betreffenden Entscheidungen.

5.Intransparente Kommunikation

Das anfallende Nutzen-Kosten-Verhältnis der Instandhaltung lässt sich nicht transparent abbilden und damit auch nicht nachvollziehen. Es fehlt der Instandhaltung an den nötigen Instrumenten, ihre Leistung in Zahlen und Fakten darzustellen.

6.Modernisierungs-/Investitions-Stau

Elektronische Bauteile von Maschinen und Anlagen (wie etwa Steuerungen und Software) werden nicht regelmäßig modernisiert. Durch den Investitionsstau werden die Maschinen und Anlagen immer anfälliger für einen ungeplanten Stillstand.

7.Kein KVP

Kein kontinuierlicher Verbesserungs-Prozess: Maßnahmen, die den Aufwand an Personal, Zeit oder Material reduzieren können, werden nicht aktiv ergriffen. Es fehlt an klaren Vorgaben für die Umsetzung innovativer Methoden und kreativer Maßnahmen.

8.Checkliste und Insellösung

Industrieerprobte IT kommt nicht oder nur isoliert zum Einsatz; eine Koordination und Verknüpfung mit vor- und nachgelagerten Prozessen bzw. IT-Systemen findet nicht statt. Es werden sowohl Zettel und Stift wie auch verschiedene (isolierte, veraltete) Programme verwendet.

9,Neue statt überholte Teile

Da nur reaktiv gewartet wird, muss im Störfall die schnellstmögliche Lösung her: Teure Neuteile statt  instandgesetzter Teile und Komponenten, die Zulieferer kundenbezogen anbieten.

10.Kein (strukturierter) Instandhaltungsplan

Eine Arbeitsplanung mit definierter Abfolge der Instandhaltungs-Arbeiten existiert nicht; die tägliche Praxis orientiert sich primär an den unmittelbar auftretenden Anforderungen.

11.Abteilung isoliert

Die technische Instandhaltung agiert autonom und wirkt wie ein Fremdkörper im Unternehmen – der Dialog mit dem Produktionspersonal beschränkt sich auf das Allernötigste. Es gibt kein klar geregeltes Miteinander und kein interdisziplinäres Arbeiten. Das „Shopfloor-Management“ ist schlecht organisiert.

12.Kennzahlen-Einsatz fehlt

Kennzahlen für die Instandhaltung werden weder strukturiert erhoben noch dokumentiert. Abteilungsleiter, Bereichsleiter, Betriebsleiter und Geschäftsführung treffen ihre Entscheidungen auf Grundlage ungefährer (oft nur geschätzter) Angaben.

13.Fremddienstleistungen

Mechanik – Hydraulik – Steuerung. Für jeden Anlagenteil wird aus Kostengründen ein unterschiedlicher Fremddienstleister für die Wartung ausgewählt. Zudem befassen sich die eigenen Instandhalter primär mit der Koordination der externen Dienstleister.

14.Unvollständige Dokumentation

Auf eine komplette, einheitliche sowie sachgerecht aufgebaute Dokumentation der aktuellen oder getätigten Instandhaltungs-Arbeiten wird verzichtet; sie erfolgt (sofern vorhanden) auf Papier oder in verschiedenen IT-Programmen ohne Schnittstellen. Außerdem fehlt es an Zuordnungen, Darstellungen und Funktionsbeschreibungen der Tätigkeiten, Arbeitszeiten und Materialien in Bezug auf den instandgesetzten Anlagenteil.

15.Ersatzteilmanagement

Das gesamte Ersatzteilmanagement agiert unstrukturiert. Es gibt keine akkurate Bestandsführung und keine klare Bewertung benötigter Ersatzteile. Ersatzteile sind auf viele Lager verteilt. Es gibt keine IT- gestützte Erfassung der Ersatzteile und Lagerorte. Lieferantenmanagement und Serviceverträge gibt es nicht.

16.Keine Strategie/keine Ziele

Eine klar formulierte Instandhaltungsstrategie existiert nicht. Es werden verschiedene Systeme gemixt, dies in der Hoffnung auf schnelle Besserung der Situation. Es existieren keine klaren Zuständigkeiten und keine Bereitschaft, sich dem Thema konsequent sowie nachhaltig zu widmen.

17.Fehlende Unterstützung durch das Management

Das Management bestimmt mit seiner Strategie maßgeblich das Instandhaltungsgeschehen. Viele gute Ideen und Vorschläge der Instandhalter scheitern an der mangelnden Unterstützung durch das Management.