Im Alltag einer Instandhaltung kommt es öfter vor dass die Anzahl an Störmeldungen und Reparaturen die Kapazitäten der Instandhaltung übersteigt.Seitens der Produktionsleitung und der Instandhaltungsleitung muss eine Prioritätenliste der wichtigsten Maschinen und Anlagen erstellt werden.Die Mitarbeiter müssen anhand einer klaren Priorisierung und Beschreibung wissen was zu tun ist und wer zu welchen Zeitpunkt zu informieren ist.Die Informationskette bei Ausfall von wichtigen Anlagen muss regeln wer hat wen zu welchen Zeitpunkt zu informieren.Ein Eskalationsplan mit Vorgaben zu der zeitlichen und personellen Informationspflicht regelt den Umgang mit Störungen und Maschinenausfällen.

Eine Prioritätenliste,für die Abarbeitung von Entstörungen und Reparaturen,regelt den Tagesablauf der Instandhaltung bei Überschreitung der Ressourcen.So ist es immer logisch das die Energie und Medienversorgung einer Fabrik eine hohe Priorität einnimmt.Ohne Strom,Wasser und Druckluft lassen sich die meisten Maschinen nicht betreiben.

Im Maschinenpark gibt es immer Anlagen die besonders eilige und wichtige Produkte herstellen.Oder andere Abteilungen sind sehr abhängig von der Produktion einer Fertigungsanlage.Anhand der Prioritätenliste weiß in der Abteilung jeder sofort was zu tun ist.

Prozessanweisungen – Eskalationsplan bei Störungen

Beschreiben sie die Arbeitsabläufe und erstellen einen Eskalationsplan der die genaue Vorgehensweise beschreibt. So können ihre Mitarbeiter sicher sein und nach klaren Vorgaben arbeiten.

1. Was passiert nachdem eine Störung eine Maschine stillsetzt? Der Bediener versucht zu ermitteln warum es zur Störung gekommen ist.

2. Wie lange soll der Bediener selber versuchen eine Störung zu beheben? Der Vorgesetzte wird informiert und gemeinsam nach der Ursache geschaut.

3. Wann und wie wird die Instandhaltung über den Ausfall der Maschine informiert? Die Instandhaltung verfügt in der Regel über ein begrenztes Personal und kann bei gleichzeitigen Auftreten von mehreren Störungen nur nach Priorisierung der Anlagen vorgehen.

4. Was hat die Instandhaltung bei eingehenden Störmeldungen zu leisten? Die Betriebsleitung priorisiert die Fertigungsanlagen und die Instandhaltung arbeitet die eingehenden Störungen danach ab.

5. Wieviel Zeit vergeht bis der Instandhalter vor Ort ist und mit der Fehlersuche/Instandsetzung zu beginnen? Klare Beschreibung der Störungen im Auftrag an die Instandhaltung und genaue Angaben der Mitarbeiter erleichtern der Instandhaltung ihre Arbeit enorm.

6. Wenn der Mitarbeiter der Instandhaltung keine Lösung findet, was passiert dann? Der Mitarbeiter informiert seinen Vorgesetzten und der entscheidet über die weitere Vorgehensweise.

7. Maschinenausfälle mit „erheblichen“ Schäden und anstehenden Stillstand werden mit der Produktionsleitung besprochen und die weiteren Maßnahmen geplant.

Schritt-für-Schritt Vorgehen bei Störungen in der Instandhaltung-Beispiel
Die folgende Tabelle gibt Ihnen Schritt für Schritt einen Überblick zum Umgang mit Störungen/Maschinenausfall

In vielen Unternehmen kommt es vor, dass für die Entgegennahme der Störungsmeldung im  Instandhaltungsbereich keine klaren Zuständigkeiten herrschen. Es wird vom Produktionspersonal, je nach Möglichkeit, der einzelne Mitarbeiter oder Vorgesetzte angesprochen. Bei fehlender  Arbeitsplanung finden sich Vorgehensweisen, die es vorsehen, eingehende Störungsmeldungen in chronologischer Abfolge,ohne klare Prioritäten und anhand einer Prioritätenliste, abzuarbeiten. Dabei können Meldungen schlichtweg vergessen werden.Eine derartige Arbeitsabwicklung hat zur Folge, dass in der Instandhaltung ein gewisses Arbeitsabwicklungsvolumen geschoben wird und die Instandhaltungskapazitäten für zu gering angesehen werden.

Markante Merkmale einer derartigen Vorgehensweise sind

  • die Funktionen der Arbeitsvorbereitung nicht durchgeführt werden
  • die anstehenden Aufträge nach Eingang einfach gesammelt werden
  • Klare Vorgaben und Prioritäten fehlen oder mündlich erteilt werden
  • Checklisten/Arbeitspläne für standardisierte Arbeiten nicht vorliegen
  • Arbeitsbelege für die Mitarbeiter nicht ausgewertet oder erstellt werden
  • Materialentnahmen aus den Magazinen ohne Dokumentation erfolgen
  • Anforderungen und Bedarfe der Instandhaltung nicht zeitnah gedeckt werden

Diese Arbeitsweise hat viele negative Einflüsse auf den Maschinennutzungsgrad.Anhand eines Instandhaltungsplan und einer Instandhaltungsstrategie mit Arbeitsplänen, Checklisten, Prioritätenliste und Eskalationsplänen, werden die Abläufe standardisiert.

Und auch hier gilt es die durchgeführten Arbeiten komplett zu dokumentieren um Auswertungen und Analysen zur Schwachstellenbeseitigung durchzuführen.

Die positiven Auswirkungen einer kompletten Instandhaltungsdokumentation wirken sich auf alle Bereiche aus und steigern am Ende den Maschinennutzungsgrad.Die Instandhaltungsarbeiten werden durch Standardisierungen zügiger abgewickelt und durch Auswertungen der daten werden Stillstände verhindert.

Analog zur Instandhaltung sollten auch in der Produktion klare Anlauf‑ und Eskalationsschritte definiert werden:

  1. Störungsidentifikation: Bediener erkennt Fehler – z. B. ungewöhnliche Geräusche – und dokumentiert das Problem.
  2. Erstversuch zur Behebung: Einfache Maßnahmen (z. B. Neustart, Sichtkontrolle) – max. 5 Minuten.
  3. Meldung an Fachpersonal: Bleibt das Problem bestehen, wird der Linienleiter oder Produktionsverantwortliche informiert.
  4. Fachliche Analyse: Produktionsteam prüft Ursachen – evtl. mit Hilfe der Instandhaltung.
  5. Instandhaltung informiert: Bei komplexeren Mängeln übernimmt die Instandhaltung nach Priorisierung.
  6. Fehlerbehebung: Instandhalter beginnt Fehlersuche – klar definierte Reaktionszeit (z. B. max. 30 Minuten).
  7. Weiteres Escalation: Bei fehlendem Fortschritt innerhalb von 30 Minuten spricht der Instandhaltungsleiter oder Produktionsleiter.
  8. Langzeitstörungen melden: Wenn eine Wiederinbetriebnahme länger als eine Schicht dauert, wird die Geschäftsführung informiert. (mymaintenance.blog)

2. Strukturierung von Prozessbeschreibungen

  • Prozessbeschreibung: Gibt Überblick der Gesamtabfolge – z. B. Produktionsstart, Störungserkennung, Eskalation, Wiederanlauf.
  • Verfahrensanweisung: Detailliert einzelne Schritte – z. B. „Maschine ausschalten, Neustart durchführen, Logdatei prüfen.“
  • Arbeitsanweisung: Sehr konkret – z. B. „Schraube X mit 10 Nm anziehen, Schutzhaube schließen.“

3. Checklisten & Routineabläufe

  • Checklisten (analog zu Instandhaltung): Für tägliche Produktionschecks, Schmierroutinen, Reinigungen – visualisiert, klar und überprüfbar. (mymaintenance.blog)
  • Routinekatalog: Arbeiter führen einfache, standardisierte Aufgaben wie Filterwechsel, Schmierung selbst durch („autonome Instandhaltung“). (mymaintenance.blog)

Beispiele für Produktions‑Prozessanweisungen

Beispiel A: Störung beim Verpackungsautomaten

Schritt Aktion Zuständigkeit Zeitlimit
1 Fehleranzeige Prüfen (z. B. Papierstau) Bediener –
2 Papierstau beheben, Gerät neu starten Bediener max. 5 Min.
3 Funktion nicht wiederhergestellt? Bediener → Schichtleiter –
4 Neustart & Fehleranalyse durch Schichtleiter Schichtleiter 10 Min.
5 Bei weiterem Fehler: Instandhaltung hinzuziehen Schichtleiter –
6 Instandhaltung untersucht vor Ort Instandhalter innerhalb von 30 Min.
7 Keine Lösung? Eskalation an Produktions-/Instandhaltungsleitung Instandhalter –
8 Längerer Ausfall (z. B. >8 Std.)? Geschäftsleitung informieren Produktionsleitung –

Beispiel B: Täglicher Check der Montageanlage

  • Checkliste:
    • Prüfung hydraulischer Druck (Soll ± 5 %)
    • Kontrolle der Schmierleitung
    • Sensorstatus auslesen
    • Reinigung & optische Kontrolle
  • Arbeitsanweisung:
      1. Maschine abschalten und verriegeln (LoTo)
      1. Hydraulikdruck messen, falls < 90 bar → Druckfilter tauschen
      1. Schmierstoffnachfüllung mit FDA-konformem Fett
      1. Sensorsignal prüfen: Fehlende Signale melden

4. Dokumentation & kontinuierliche Optimierung

Fazit

Prozessanweisungen in der Produktion – abgeleitet aus bewährten Instandhaltungs-Konzepte – sorgen für:

  • Klare Struktur: Wer macht wann was?
  • Schnelle Reaktion: Definierte Schritte vermeiden Chaos bei Störungen.
  • Transparenz & Dokumentation: Für Nachvollziehbarkeit und Analyse.
  • Qualität und Sicherheit: Einheitliche Abläufe reduzieren Fehler und Risiken.

Mit diesen Konzepten und Beispielen lässt sich ein robustes System für Produktionsprozesse gestalten – effizient, standardisiert und lebensnah.

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