Maintenance organization Example of production equipment First, find out what the others already know, and then pick up where they left off. Thomas Alva Edison Organization involves „designing systems to achieve goals and accomplish tasks So there are many possibilities and systems for maintenance and yet most companies do not even work according to DIN 31051. Maintenance requires a high degree of discipline and flexibility. Good organization and standardized procedures make it easier for the maintenance and production to react to malfunctions and failures and to initiate and take the appropriate measures. Due to the consistent maintenance documentation, one is able to localize weak points and permanently eliminate them. Standardized error messages and fault detection ensure „foreseeable“ faults and lead to an analysis to reduce interference. Errors and malfunctions can have a variety of causes; in the case of elimination, consistent documentation and an error catalog with descriptions of the procedure of the personnel in case of machine failure help. There are many different options for a well-functioning maintenance management and we would like to introduce you to a system here. Introduction of a maintenance management for production plants by means of MDE (Machine Data Acquisition) BDE (Operation Data Acquisition) for the cataloging of faults: Many factories do not have automated systems for detecting faults and errors. Often, entries are made by hand into an error list, whereby a subjective component is automatically included in the data. The cataloging of errors and malfunctions changes over time, and the equipment and context of the field of use change as well as the measured data on the basis of which disturbances are cataloged. Therefore, the cataloging must also be constantly updated and adapted to the changed conditions. It can not be understood as a one-time process, but must be constantly maintained. Based on the cataloging of faults / faults, a process is set up in the maintenance department, which leads in 7 cyclical steps to a successive optimization of the machines and plants and a preservation of the values of machines / plants

Konzept zur Organisation einer betrieblichen Instandhaltung

Concept for Organizing Industrial Maintenance

(Bilingual: Deutsch / English)

1. Einleitung & Zweck | Introduction & Purpose

DE: Dieses Konzept beschreibt eine strukturierte 7-Phasen-Organisation zur nachhaltigen Optimierung der betrieblichen Instandhaltung. Ziel ist die Steigerung der Anlagenverfügbarkeit, Senkung der Störhäufigkeit und systematische Werteerhaltung von Maschinen und Anlagen.

EN: This concept outlines a structured 7-phase organization for sustainable optimization of industrial maintenance. The goal is to increase equipment availability, reduce failure frequency, and systematically preserve the value of machines and systems.

2. Die 7 Phasen der Instandhaltungsorganisation

The 7 Phases of Maintenance Organization

Phase DE EN Hauptziel Main Goal
1 Initiierung & Erfassung Initiation & Recording Alle Störungen/Meldungen systematisch erfassen Systematically record all failures/notifications
2 Screening & Priorisierung Screening & Prioritization Kritische Störungen identifizieren (Top-10-Liste) Identify critical failures (Top-10 list)
3 Analyse & Ursachenforschung Analysis & Root Cause Investigation Grundursachen ermitteln (5-Why, Ishikawa) Determine root causes (5-Why, Ishikawa)
4 Maßnahmenplanung Action Planning Korrektur- & Verbesserungsmaßnahmen definieren Define corrective & improvement actions
5 Umsetzung & Durchführung Implementation & Execution Geplante Maßnahmen termingerecht ausführen Execute planned actions on schedule
6 Verifikation & Dokumentation Verification & Documentation Erfolg messen & im CMMS dokumentieren Measure success & document in CMMS
7 Standardisierung & Kontinuierliche Verbesserung Standardization & Continuous Improvement Lessons Learned in Standards überführen Transfer lessons learned into standards

3. Rollen & Verantwortlichkeiten

Roles & Responsibilities

Rolle (DE/EN) Verantwortung (DE) Responsibility (EN)
Instandhaltungsleiter
Maintenance Manager		 Gesamtverantwortung, Budget, Strategie Overall responsibility, budget, strategy
Instandhaltungskoordinator
Maintenance Coordinator		 Meldungen screenen, Aufträge erstellen, Prioritäten setzen Screen notifications, create orders, set priorities
Instandhaltungsplaner
Maintenance Planner		 Ressourcen-, Ersatzteil- & Terminplanung Resource, spare parts & schedule planning
Techniker / Mechaniker
Technician / Mechanic		 Durchführung, Rückmeldung, Materialverbrauch Execution, confirmation, material consumption
Anlagenbediener
Machine Operator		 Grundreinigung, Sichtprüfung, Störmeldung Basic cleaning, visual inspection, failure reporting

4. Checklisten pro Phase

Checklists per Phase

Phase 1: Initiierung & Erfassung | Initiation & Recording

  • Störung im CMMS/ERP erfassen (Datum, Uhrzeit, Anlage, Symptom)
    Record failure in CMMS/ERP (date, time, equipment, symptom)

  • Prioritätsstufe zuweisen (A = kritisch, B = mittel, C = gering)
    Assign priority level (A = critical, B = medium, C = low)

  • Erstmeldung mit Fotos/Skizzen ergänzen
    Add photos/sketches to initial notification

  • Bediener befragen (Was war vorher? Geräusche? Vibration?)
    Interview operator (What happened before? Noises? Vibrations?)

Phase 2: Screening & Priorisierung | Screening & Prioritization

  • Eingegangene Meldungen nach Häufigkeit & Auswirkung sortieren
    Sort notifications by frequency & impact

  • Top-10-Störungen der letzten 30/90 Tage identifizieren
    Identify Top-10 failures of last 30/90 days

  • Kritische Anlagen nach ABC-Analyse markieren
    Mark critical equipment using ABC analysis

  • Sofortmaßnahmen für A-Prioritäten einleiten
    Initiate immediate actions for A-priorities

Phase 3: Analyse & Ursachenforschung | Analysis & Root Cause Investigation

  • 5-Why-Analyse durchführen (mindestens 3 Why-Ebenen)
    Conduct 5-Why analysis (minimum 3 Why-levels)

  • Ishikawa-Diagramm (6M: Mensch, Maschine, Methode, Material, Mitwelt, Messung)
    Create Ishikawa diagram (6M: Man, Machine, Method, Material, Environment, Measurement)

  • Historische Daten aus CMMS auswerten (MTBF, MTTR)
    Analyze historical CMMS data (MTBF, MTTR)

  • Betroffene Komponenten dokumentieren (Teilenummer, Alter, Zustand)
    Document affected components (part number, age, condition)

Phase 4: Maßnahmenplanung | Action Planning

  • Korrekturmaßnahmen definieren (kurzfristig)
    Define corrective actions (short-term)

  • Vorbeugende Maßnahmen planen (langfristig)
    Plan preventive actions (long-term)

  • Ersatzteilbedarf prüfen & bestellen
    Check & order spare parts requirement

  • Ressourcen planen (Personal, Werkzeug, externe Dienstleister)
    Plan resources (personnel, tools, external contractors)

  • Kostenfreigabe einholen (bei Budgetüberschreitung)
    Obtain cost approval (if budget exceeded)

Phase 5: Umsetzung & Durchführung | Implementation & Execution

  • Arbeitsauftrag freigeben (Release)
    Release work order

  • Sicherheitsfreigabe (LOTO – Lockout/Tagout) prüfen
    Verify safety release (LOTO – Lockout/Tagout)

  • Maßnahme gemäß Arbeitsplan durchführen
    Execute action according to work plan

  • Ist-Zeiten & Materialverbrauch erfassen
    Record actual times & material consumption

  • Abweichungen vom Plan dokumentieren
    Document deviations from plan

Phase 6: Verifikation & Dokumentation | Verification & Documentation

  • Funktionsprüfung nach Reparatur durchführen
    Conduct functional test after repair

  • MTBF/MTTR vor/nach Maßnahme vergleichen
    Compare MTBF/MTTR before/after action

  • Störung aus Top-10-Liste entfernen (bei Erfolg)
    Remove failure from Top-10 list (if successful)

  • Abschluss im CMMS: technisch & kaufmännisch komplett
    Complete in CMMS: technically & commercially complete

Phase 7: Standardisierung & Kontinuierliche Verbesserung | Standardization & Continuous Improvement

  • Erfolgreiche Maßnahme in Wartungsplan übernehmen
    Transfer successful action into maintenance plan

  • Checkliste/Arbeitsanweisung aktualisieren
    Update checklist/work instruction

  • Bediener schulen (neue Standards)
    Train operators (new standards)

  • Lessons Learned im Team besprechen (KVP-Workshop)
    Discuss lessons learned in team (CI workshop)

  • Nächste Review-Phase terminieren (z.B. nach 90 Tagen)
    Schedule next review phase (e.g., after 90 days)

5. Praxisbeispiel: Hydraulikpresse Sutherland 200t

Practical Example: Sutherland 200t Hydraulic Press

Ausgangssituation | Initial Situation

  • Anlage: Sutherland 200t Exzenterpresse (Baujahr 2008)
    Equipment: Sutherland 200t eccentric press (year 2008)

  • Problem: 12 Stillstände/Q wegen Hydraulikleckage an Hauptzylinder
    Problem: 12 downtimes/quarter due to hydraulic leakage on main cylinder

  • Auswirkung: 48h Produktionsausfall, 35.000 € Verlust/Q
    Impact: 48h production loss, €35,000 loss/quarter

Durchlauf durch die 7 Phasen | 7-Phase Walkthrough

Phase Maßnahme (DE) Action (EN) Ergebnis (DE/EN)
1 Störung #2026-0342 im CMMS angelegt Created notification #2026-0342 in CMMS Priorität A
2 Top-10-Analyse: Hydraulikleckage = #1 Top-10 analysis: Hydraulic leak = #1 40% aller Stillstände
3 5-Why: Dichtung alt → kein Wechselplan → keine Inspektion 5-Why: Seal old → no change plan → no inspection Wurzelursache gefunden
4 Maßnahme: Dichtungssatz + Inspektionsintervall 6 Monate Action: Seal kit + 6-month inspection interval Kosten: 4.200 €
5 Austausch in 8h, LOTO, Funktionsprüfung Replacement in 8h, LOTO, functional test Keine Abweichungen
6 MTBF: 180 Tage → 520 Tage (nach 6 Monaten) MTBF: 180 days → 520 days (after 6 months) Ziel erreicht
7 Neue Checkliste AM-07 für Bediener, Schulung durchgeführt New checklist AM-07 for operators, training done Standardisiert

6. KPIs & Kennzahlen

KPIs & Metrics

Kennzahl (DE/EN) Formel Zielwert Target
MTBF (Mean Time Between Failures) Betriebszeit / Anzahl Störungen > 500 h > 500 h
MTTR (Mean Time To Repair) Ausfallzeit / Anzahl Reparaturen < 4 h < 4 h
OEE (Overall Equipment Effectiveness) Verfügbarkeit × Leistung × Qualität > 85% > 85%
Instandhaltungskosten / Ersatzwert (Kosten / Wiederbeschaffungswert) × 100 2–4% 2–4%
Planungsgrad Geplante Aufträge / Gesamtaufträge > 80% > 80%

7. Vorlagen & Downloads

Templates & Downloads

A. Störungsmeldung | Failure Notification Template

text
STÖRUNGSMELDUNG / FAILURE NOTIFICATION
───────────────────────────────────────
ID: ______________ Datum/Date: ______________
Anlage/Equipment: _____________________________
Standort/Location: ____________________________
Priorität/Priority: ☐ A ☐ B ☐ C

Symptom/Symptoms:
_______________________________________________
_______________________________________________

Erste Maßnahmen/First Actions:
_______________________________________________

Gemeldet von/Reported by: _____________________

B. 5-Why-Analyseblatt | 5-Why Analysis Sheet

text
5-WHY-ANALYSE / 5-WHY ANALYSIS
──────────────────────────────
Problem/Problem: ______________________________

1. Warum/Why? ________________________________
2. Warum/Why? ________________________________
3. Warum/Why? ________________________________
4. Warum/Why? ________________________________
5. Warum/Why? ________________________________

Grundursache/Root Cause: ______________________
Maßnahme/Action: _____________________________
Verantwortlich/Owner: _________________________
Fällig/Due: _________________________________

8. Implementierungs-Roadmap (12 Monate)

Implementation Roadmap (12 Months)

Monat Aktivität (DE) Activity (EN)
1–2 Ist-Analyse, CMMS-Check, Top-10 ermitteln Current state analysis, CMMS audit, identify Top-10
3–4 Schulung Phase 1–3, Pilotanlage wählen Train phases 1–3, select pilot equipment
5–6 Pilotdurchlauf 7 Phasen, KPIs messen Pilot run 7 phases, measure KPIs
7–8 Rollout auf alle kritischen Anlagen Rollout to all critical equipment
9–10 AM-Standards einführen, Bediener schulen Introduce AM standards, train operators
11–12 Audit, Zertifizierung, KVP-Workshop Audit, certification, CI workshop

9. Erfolgsfaktoren | Critical Success Factors

✅ Leadership Commitment – Geschäftsführung unterstützt aktiv
✅ CMMS-Disziplin – Jede Störung wird erfasst & geschlossen
✅ Cross-Funktionale Teams – Instandhaltung + Produktion + Qualität
✅ Datenbasis – Historische Daten für MTBF/MTTR-Analysen
✅ KVP-Kultur – Regelmäßige Reviews & Lessons Learned

10. Nächste Schritte | Next Steps

  1. Diese Woche: Top-10-Störungen der letzten 90 Tage extrahieren
    Extract Top-10 failures of last 90 days

  2. Nächste Woche: Pilotanlage definieren & Team zusammenstellen
    Define pilot equipment & assemble team

  3. In 14 Tagen: Erstes 5-Why-Training für Schichtführer
    First 5-Why training for shift leaders

  4. In 30 Tagen: Erste Maßnahmen umsetzen & KPIs tracken
    Implement first actions & track KPIs

Dieses Konzept basiert auf dem 7-Phasen-Modell von mymaintenance.blog und ist kompatibel mit SAP S/4HANA Asset Management, TPM und ISO 55001.