Um ein stabile technische Verfügbarkeit von Maschinen und Produktionsanlagen zu gewährleisten gibt es verschiedene Lösungswege. Es geht darum einen Fehler oder eine Störung dauerhaft zu beseitigen und nicht um eine schnelle Entstörung ohne nachhaltige Ansätze. Um die geforderten Instandhaltungsziele zu erreichen wird immer öfter über Outsourcing nachgedacht.

Die Abwägung zwischen einer internen oder einer externen Lösung für die Instandhaltung muss sorgfältig geplant werden. Es gilt eine langfristige Strategie für das Unternehmen zu entwerfen und die Ansprüche an die Instandhaltung sind klar zu formulieren. Eine Instandhaltung muss kurz-mittel und langfristige Strategien entwickeln. Es muss vom Tagesgeschäft und einfachen Entstörungen über Wartungen und geplante Instandsetzungen bis hin zum Neuanlagenbau oder kompletter Revision alles durchdacht und geplant werden. Die Vorgaben kommen vom Management und durch die Anforderungen seitens der Produktion.Es gilt abzuwägen ob und in welche Abhängigkeit man sich seitens des Unternehmen begeben möchte. Lohn, Gehalt, Lohnfortzahlung im Krankheitsfall, Garantie und Gewährleistung, Kosten-Nutzen und und und, die Entscheidung für oder gegen eine interne Instandhaltung zieht weitreichende Konsequenzen mit sich.

Ein System samt Instandhaltungsstrategie aufzubauen erfordert bei einer internen Lösung Zeit. Die vorhandenen Strukturen und Arbeitsweisen lassen sich nicht über Nacht ändern. Änderungen der Arbeitsabläufe und Schichtmodelle müssen mit dem Betriebsrat abgestimmt werden. Die Arbeitnehmer sind an die Abläufe gewohnt und kennen das vorhandene System, ob sie nach neuen Methoden und Richtlinien arbeiten können stellt sich erst während der Umstellung heraus. Das Wissen um die Maschinen und deren „Wehwehchen“ bleibt im Unternehmen. Prozess- und produktkritische Sachverhalte können offen intern geregelt werden ohne das die Angst eines „Wissensverlust“ an z.B. die Konkurrenz über den Beteiligten liegt.

Ein externer Dienstleister kann hingegen sofort mit einer neuen Mannschaft das vom Management geforderte Konzept umsetzen. Das Instandhaltungsgeschehen stellt einen wesentlichen Kostenfaktor eines Unternehmen dar. Die Instandhaltung muss jede Anlage und die gefertigten Produkte kennen. Es sind immer wichtige und teilweise geheimhaltungswürdige Details, über Optimierungen an der Maschine oder dem Produkt, welche seitens der Instandhaltung behandelt werden. Der Umgang mit diesen Daten muss vertraglich detailliert geregelt werden.

Interner Instandhaltungsabteilung vs. Auslagerung an externe Dienstleister (Outsourcing).

Warum ist die Frage relevant?

Die technische Verfügbarkeit von Maschinen und Produktionsanlagen ist eine fundamentale Voraussetzung für reibungslose Abläufe und wirtschaftlichen Erfolg.
Unternehmen stehen daher vor der strategischen Entscheidung: Soll Instandhaltung durch eigene Fachkräfte erfolgen oder durch externe Dienstleister — bzw. eine Mischform? Diese Entscheidung beeinflusst nicht nur Kosten, sondern auch Flexibilität, Risiko, Know-how und langfristige Wettbewerbsfähigkeit.

Leistungen und Anforderungen an die Instandhaltung

Unabhängig von der Organisationsform umfasst eine professionelle Instandhaltung:

  • Regelmäßige Inspektionen, Wartungen und vorbeugende Instandsetzungen (Präventive Wartung).
  • Fehlerbehebung und Reparaturen im Störfall sowie Rückführung in den sicheren Produktionszustand.
  • Ersatzteilverwaltung und –beschaffung, Materialwirtschaft und Lagerhaltung für Verschleißteile.
  • Dokumentation und Kontrolle: Zustandsberichte, Wartungsprotokolle, Einhaltung gesetzlicher bzw. sicherheitsrelevanter Standards.
  • Strategische Aufgaben bei größeren Änderungen: umfassende Revisionen, Modernisierungen oder Neubauten von Anlagen.

Angesichts dieses breiten Spektrums ist klar: Instandhaltung ist weit mehr als die Reaktion auf Störungen — sie erfordert Planung, Fachwissen und Organisation.

Vorteile & Nachteile der internen Instandhaltung

✅ Vorteile

  • Know-how im Haus / Vertrautheit mit Anlagen: Mitarbeitende kennen die Maschinen, ihre Historie, typische Schwachstellen und Besonderheiten — dieses Wissen bleibt im Unternehmen.
  • Vertraulichkeit und Kontrolle: Prozess- oder produktkritische Details bleiben intern — sensibler Umgang mit Betriebsgeheimnissen und Optimierungen ist gewährleistet.
  • Direkte Einflussnahme und Flexibilität intern: Arbeitsabläufe, Schichtmodelle und Prozesse lassen sich intern gestalten und anpassen — ohne Abhängigkeit von externen Zeitplänen oder Dienstleistern.
  • Langfristiger Aufbau von firmenspezifischem Know-how: Internes Personal kann für Speziallagen geschult werden — dadurch steigt das firmeninterne Wissensniveau und die Unabhängigkeit. (GDVZ)

⚠️ Nachteile

  • Hohe Fixkosten und Ressourcenbindung: Gehälter, Sozialabgaben, Schulungen, Ersatzteile und Infrastruktur müssen dauerhaft vorgehalten werden — insbesondere bei schwankendem Wartungsbedarf wirtschaftlich belastend.
  • Zeit und Aufwand für Aufbau und Pflege: Eine interne Abteilung aufzubauen — mit Dokumentation, Planungsprozessen und ggf. Schichtplänen — braucht Zeit. Veränderungen laufen nicht über Nacht.
  • Mangel an Flexibilität bei Spitzen oder Spezialaufgaben: Bei erhöhtem Bedarf, seltenen Spezialreparaturen oder umfangreichen Revisionen kann internes Personal überlastet sein oder es fehlen Spezialkenntnisse. (Qrmaint)

Vorteile & Nachteile des Outsourcings an externe Dienstleister

✅ Vorteile

  • Zugang zu spezialisiertem Fachwissen und Erfahrung: Externe Dienstleister bringen häufig Erfahrungen aus verschiedenen Branchen mit — dadurch sind sie oft bestens ausgestattet für komplexe Anlagen, Spezialwartungen und moderne Instandhaltungsanforderungen. (Piepenbrock)
  • Flexibilität und Skalierbarkeit: Der Dienst kann je nach Bedarf abgerufen werden — bei ruhigen Phasen spart man Kosten, bei erhöhtem Bedarf bekommt man schnell Unterstützung. (FM Connect)
  • Fokus auf Kerngeschäft: Das Unternehmen kann sich auf seine Haupttätigkeit konzentrieren, statt interne Ressourcen in Wartung zu binden. (Piepenbrock)
  • Kosten- und Risikoeffizienz: Fixkosten werden zu variablen Kosten, Investitionen in Infrastruktur oder dauerhaftes Personal entfallen teilweise — langfristig kann das wirtschaftlicher sein. (Haufe.de News und Fachwissen)

⚠️ Nachteile

  • Abhängigkeit vom Dienstleister: Bei Störungen oder hoher Auslastung kann es zu Verzögerungen kommen — insbesondere wenn der Dienstleister mehrere Kunden betreut. (Qrmaint)
  • Mögliches Risiko bei Geheimhaltung und Vertrauen: Produkt- oder prozesskritische Informationen müssen extern weitergegeben werden — das erfordert klare vertragliche Regelungen. (mymaintenance.blog)
  • Mangelndes spezifisches Anlagenwissen: Externe kennen möglicherweise nicht alle Eigenheiten und „Wehwehchen“ der firmeneigenen Anlagen — was zu längeren Stillständen oder ineffizienten Wartungen führen kann. (Qrmaint)
  • Verlust interner Kompetenzentwicklung: Bei dauerhaftem Outsourcing kann das firmeninterne Know-how schwinden — bei Bedarf für schnelle interne Reaktionen steht dann kein eigenes Personal zur Verfügung. (GDVZ)

Entscheidungskriterien: Wann lohnt sich was?

Die Entscheidung zwischen intern vs. extern hängt stark ab von:

  • Größe und Umfang der Wartungsaufgaben: Kleine Betriebe oder Betriebe mit wenig und einfachen Anlagen haben oft keine Skaleneffekte bei eigener Instandhaltung — Outsourcing kann wirtschaftlicher sein. (FM Connect)
  • Komplexität der Anlagen: Bei hochkomplexen, spezialisierten oder sehr heterogenen Anlagen kann externes Fachwissen sinnvoller sein. (scsautomation.net)
  • Frequenz und Planbarkeit von Wartungen: Bei unregelmäßigem Bedarf oder stark schwankender Auslastung ist Outsourcing flexibler. Bei konstantem, hohem Bedarf lohnt sich eine interne Lösung.
  • Strategische Bedeutung und Geheimhaltungsanforderungen: Bei sensiblen, prozess- oder produktkritischen Anlagen kann interne Kontrolle und Vertraulichkeit entscheidend sein.
  • Ressourcen, Personal und Kostenstruktur: Budget für Personal, Schulungen, Infrastruktur vs. Outsourcing-Kosten und Serviceverträge müssen sorgfältig verglichen werden.

Oft führt eine Mischform zum besten Ergebnis — z. B. interne Mitarbeiter für Routine und kritische Anlagen, externe Dienstleister für Spezialaufgaben oder Spitzen.

Empfehlung / Fazit

Es gibt kein „One-size-fits-all“. Die Wahl zwischen eigener Instandhaltungsabteilung und externem Dienstleister hängt stark von unternehmensspezifischen Faktoren ab.

  • Für kleinere bis mittelgroße Unternehmen, mit überschaubarem und unregelmäßigem Instandhaltungsbedarf — oder bei fehlendem Spezialwissen — kann Outsourcing eine überzeugende Alternative sein.
  • Bei Unternehmen mit komplexer Produktion, hohem Automatisierungsgrad oder kritischen Anlagen kann eine interne Abteilung langfristig Vorteile bringen — insbesondere bei Know-how, Kontrolle und schneller Reaktionsfähigkeit.
  • Eine hybride Lösung kombiniert das Beste aus beiden Welten: interne Stärke dort, wo sie strategisch wichtig ist — externe Unterstützung dort, wo Flexibilität, Fachwissen und kurzfristige Ressourcen gebraucht werden.

Meine Empfehlung: Führen Sie eine systematische Analyse durch — mit Blick auf Kosten, Aufwand, Risiken, Anlagenstruktur und strategische Ziele — und definieren Sie klare Kriterien, wann intern gearbeitet wird und wann extern.

Industrie 4.0 und Instandhaltung 4.0

Maschinen und Anlagen müssen in regelmäßigen Abständen gemäß DIN 31051 inspiziert und gewartet werden_

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