SOP-Standard Operating Procedure

Heute sind wir alle Digital aufgestellt und die Daten sind als Dateien für den Betreiber vom Hersteller bereit gestellt. Im Anlagenordner sind die Daten natürlich noch immer „schwarz auf weiß“ vorhanden.

Die Instandhaltung sollte alle Daten und Fakten zur Anlage dokumentieren und in einem fortlaufenden Verzeichnis sammeln, eben für jede Anlage ein „Maschinenbuch“ mit den entsprechenden Maschinenkarten führen und für alle Tätigkeiten die passenden „Verfahrensanweisungen“, die sogenannten SOP’s, erstellen.

Mit der Verwendung von SOP’s sowie Checklisten bzw. Fehlerkatalogen kann die Instandhaltung planvoll die Entstörung und Fehlerbeseitigung vornehmen und anschließend dokumentieren. Das systematische Eingrenzen der Fehler und Störungen durch die selektive Feststellung verschiedener Funktionen erleichtert die Arbeit der Instandhaltungsmitarbeiter.

Wartung und Inspektion müssen SMART ausgeführt werden.

S-Spezifische Wartung und Inspektion.

M-Messbare Ergebnisse liefern Fakten.

A-Akzeptiert im gesamten Unternehmen.

R-Realistische Ziele und Pläne verfolgen.

T-Termine und Vorgaben umsetzen.

PARIS dient uns hier als Abkürzung für die Beschreibung der notwendigen Schritte.

P = Prozessablauf

A = Anwendungen

R = Ressourcen

I  = Infrastrukturen

S = Steuerung

Prozessabläufe müssen klar beschrieben werden und benötigen einen Prozessplan, ansonsten ist es ein beliebiger Prozess, der in modernen Produktionsbetrieben indiskutabel ist.

Anwendungen unterstützen in der Regel den Prozess der Produktion, z. B. Software wie SAP oder SPS Programme.

Ressourcen sind unabdingbare Dinge wie Material, Werkzeug, Wissen, Finanzen und nicht zuletzt die Mitarbeiter.

Infrastrukturen werden die Produktionsgebäude, Medienversorgung und natürlich die Maschinen und Anlagen genannt.

Steuerung aller Prozesse und nötigen Arbeitsabläufe seitens des Management bilden einen weiteren Schwerpunkt.

Die betriebliche Instandhaltung ist also für das I, die Infrastruktur maßgeblich in der Verantwortung. Sie stellt der Produktion eine funktionierende, gereinigte, gewartete und technisch Verfügbare Maschine/Anlage bereit.

Eine SOP ist in der Pharma-Branche von zentraler Bedeutung. Wenn alle Tätigkeiten in einer Abteilung, einem Bereich oder einem Projekt definiert, beschrieben und dokumentiert sind, entsteht daraus wiederum eine Ressource, die laufend ausgebaut werden sollte. Schnell auf relevante und validierte Informationen zurückgreifen zu können, ist aber ohnehin die Aufgabe beim Aufbau einer leistungsfähigen Wissensdatenbank bzw. einer SOP-Datenbank. Die so zentral und strukturiert abgelegten Informationen können Sie zudem auch für weitere Anwendungszwecke wie das im gesamten Unternehmen etablierte interne Qualitätsmanagement nutzen.

Prozessmanagement mündet daher in Wissensmanagement. Eine SOP kann im Bereich der Pharmaindustrie daher durch Wissenstransfer zum Zwecke des Aufbaus einer Wissensdatenbank gleich mit gemacht werden. Die Wissensdatenbank und ihre Struktur bilden dabei die Basis.

Die korrekte Dokumentation aller Leistungen bildet die Grundlage einer Wissensdatenbank der Instandhaltung. Lassen Sie diese Möglichkeit nicht ungenutzt, nutzen Sie das Wissen Ihrer Mitarbeiter, der Lieferanten und Dienstleister sowie der Maschinenhersteller und Berater, fundamentieren Sie das geballte Knowhow in einer IT- gestützten Wissensdatenbank!

Dabei steht folgender Prozess im Mittelpunkt aller Beteiligten:

1. Melden durch Anlegen eines Instandhaltungsauftrags
2. Planen der Maßnahmen durch die Instandhaltung/Vorgesetzten
3. Erledigen der notwendigen Arbeiten durch die Facharbeiter
4. Rückmeldung der Arbeiten im System und Übergabe der Maschine an die Produktion

Jeder Auftrag in der Produktion ist zu dokumentieren. Die geleisteten Arbeiten, notwendige Maßnahmen und der Lösungsweg werden im SAP-Schichtbericht ordentlich mit Namen, Uhrzeit und Dauer der Störung dokumentiert. Ein Vordruck für die Auftragserfassung wird von der Instandhaltungsleitung im IT- System bereitgestellt.

Mit Hilfe eines schriftlichen Instandhaltungsauftrags erhalten die Instandhalter das entsprechende Instrument, um alle Arbeiten zu dokumentieren. Der Auftrag wird vom Mitarbeiter ausgefüllt und vom Vorgesetzten abgelegt sowie im System dokumentiert.

Nach der Auftragsdurchführung erfolgen eine entsprechende Rückmeldung an die Vorgesetzten der Instandhaltung über die geleisteten Arbeiten und eine Fertigmeldung an den betreffenden Produktionsbereich.

Alle vorhandenen Rückmeldungen werden in der Instandhaltung erfasst und in Berichten analysiert.

Die Instandhaltung beinhaltet im Wesentlichen die folgenden Prozesse:

• Erhaltung der technischen Verfügbarkeit von Maschinen/Anlagen
• Schnelle Wiederherstellung der Verfügbarkeit nach Störungen/Ausfällen
• Vorbeugende Instandhaltungsmaßnahmen wie Wartungen/Inspektionen
• Optimierung der Prozesse innerhalb der Instandhaltung, um die Verfügbarkeit stetig zu verbessern
• Wissensmanagement, um aus der täglichen Arbeit ein Verbesserungspotential zur Fehlervermeidung und nachhaltiger Störungsvermeidung zu generieren
• Optimierungen der Maschinen und Anlagen um die technische Verfügbarkeit und die Ausbringung zu verbessern.

Die wichtigen Werte/Kennzahlen und entscheidende Parameter für die Instandhaltung sind MTTR und MTBF. Die Wiederherstellungszeit einer Anlage nach einem Ausfall sollte so kurz wie nur möglich sein und die technische Verfügbarkeit zu gewährleisten.

Die schnelle Wiederherstellung basiert auf 3 wesentlichen Säulen:

1. Der Erreichbarkeit der Instandhaltung
2. Der Reaktionszeit der Instandhaltung
3. Den Ressourcen die zur Verfügung stehen.

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