Heute sind wir alle Digital aufgestellt und die Daten sind als Dateien für den Betreiber vom Hersteller bereit gestellt. Im Anlagenordner sind die Daten natürlich noch immer „schwarz auf weiß“ vorhanden.

Die Instandhaltung sollte alle Daten und Fakten zur Anlage dokumentieren und in einem fortlaufenden Verzeichnis sammeln, eben für jede Anlage ein „Maschinenbuch“ mit den entsprechenden Maschinenkarten führen und für alle Tätigkeiten die passenden „Verfahrensanweisungen“, die sogenannten SOP’s, erstellen.

Mit der Verwendung von SOP’s sowie Checklisten bzw. Fehlerkatalogen kann die Instandhaltung planvoll die Entstörung und Fehlerbeseitigung vornehmen und anschließend dokumentieren. Das systematische Eingrenzen der Fehler und Störungen durch die selektive Feststellung verschiedener Funktionen erleichtert die Arbeit der Instandhaltungsmitarbeiter.

Wartung und Inspektion müssen SMART ausgeführt werden.

S-Spezifische Wartung und Inspektion.

M-Messbare Ergebnisse liefern Fakten.

A-Akzeptiert im gesamten Unternehmen.

R-Realistische Ziele und Pläne verfolgen.

T-Termine und Vorgaben umsetzen.

PARIS dient uns hier als Abkürzung für die Beschreibung der notwendigen Schritte.

P = Prozessablauf

A = Anwendungen

R = Ressourcen

I  = Infrastrukturen

S = Steuerung

Prozessabläufe müssen klar beschrieben werden und benötigen einen Prozessplan, ansonsten ist es ein beliebiger Prozess, der in modernen Produktionsbetrieben indiskutabel ist.

Anwendungen unterstützen in der Regel den Prozess der Produktion, z. B. Software wie SAP oder SPS Programme.

Ressourcen sind unabdingbare Dinge wie Material, Werkzeug, Wissen, Finanzen und nicht zuletzt die Mitarbeiter.

Infrastrukturen werden die Produktionsgebäude, Medienversorgung und natürlich die Maschinen und Anlagen genannt.

Steuerung aller Prozesse und nötigen Arbeitsabläufe seitens des Management bilden einen weiteren Schwerpunkt.

Die betriebliche Instandhaltung ist also für das I, die Infrastruktur maßgeblich in der Verantwortung. Sie stellt der Produktion eine funktionierende, gereinigte, gewartete und technisch Verfügbare Maschine/Anlage bereit.

Eine SOP ist in der Pharma-Branche von zentraler Bedeutung. Wenn alle Tätigkeiten in einer Abteilung, einem Bereich oder einem Projekt definiert, beschrieben und dokumentiert sind, entsteht daraus wiederum eine Ressource, die laufend ausgebaut werden sollte. Schnell auf relevante und validierte Informationen zurückgreifen zu können, ist aber ohnehin die Aufgabe beim Aufbau einer leistungsfähigen Wissensdatenbank bzw. einer SOP-Datenbank. Die so zentral und strukturiert abgelegten Informationen können Sie zudem auch für weitere Anwendungszwecke wie das im gesamten Unternehmen etablierte interne Qualitätsmanagement nutzen.

Prozessmanagement mündet daher in Wissensmanagement. Eine SOP kann im Bereich der Pharmaindustrie daher durch Wissenstransfer zum Zwecke des Aufbaus einer Wissensdatenbank gleich mit gemacht werden. Die Wissensdatenbank und ihre Struktur bilden dabei die Basis.

Hier ist ein überarbeiteter, professioneller Blogbeitrag zum Thema SOPs (Standard Operating Procedures) und ihre Anwendungen, basierend auf dem verlinkten Beitrag:

Was sind SOPs – Standard Operating Procedures?

SOPs sind schriftlich festgelegte Verfahrensanweisungen, die genau beschreiben, wer was, wann, wo und wie in einem bestimmten Prozess ausführt. Ihr Ziel ist ein einheitliches, nachvollziehbares und reproduzierbares Vorgehen, vor allem in Bereichen wie Instandhaltung, Produktion oder Pharma. Sie bilden die Grundlage für effiziente, sichere und dokumentierte Arbeitsabläufe (mymaintenance.blog).

Warum SOPs so wichtig sind

  • Planung und Effizienz: Mit SOPs lassen sich Arbeitsschritte besser strukturieren – kombiniert mit Checklisten oder Fehlerkatalogen führen sie zu systematischen Störungsbeseitigungen (mymaintenance.blog).
  • Wissensmanagement: Vor allem in der Pharmabranche sind SOPs zentral – gesammeltes Know‑how wird in Wissensdatenbanken gespeichert und im gesamten Unternehmen nutzbar gemacht (mymaintenance.blog).
  • Qualitäts‑ und Prozessmanagement: SOPs sind integraler Bestandteil des QM‑Systems. Sie sorgen für kontinuierliche Verbesserungen und unterstützen das Reporting und Controlling .

Aufbau & Struktur – SMART + PARIS

1. SMARTe SOPs

Jede SOP sollte folgenden Kriterien genügen:

  • Spezifisch
  • Messbar
  • Akzeptiert im Unternehmen
  • Realistisch
  • Terminiert (mymaintenance.blog)

2. Das PARIS‑Modell

Zur systematischen Beschreibung von Prozessen eignet sich PARIS:

BuchstabeBedeutungBeschreibung
PProzessablaufKlare Schritte & Ablaufdiagramme
AAnwendungenNotwendige Tools/Software wie SAP, SPS
RRessourcenMaterial, Werkzeuge, Personal, Wissen
IInfrastrukturenAnlagen, Medienversorgung, Gebäudetechnik
SSteuerungManagement‑Verantwortung & Kontrolle (mymaintenance.blog)

Ablauf im Instandhaltungsprozess

SOPs sind zentral beim strukturierten Ablauf von Instandhaltungsaufträgen:

  1. Meldung eines Störfalls bzw. Anlegen eines Auftrags
  2. Planung durch Instandhaltung / Vorgesetzte
  3. Ausführung durch Fachkräfte
  4. Rückmeldung ins System, Übergabe an Produktion
  5. Analyse der Rückmeldungen zur kontinuierlichen Optimierung (mymaintenance.blog)

Darüber hinaus sind Kennzahlen wie MTTR (Mean Time to Repair) und MTBF (Mean Time Between Failures) integrale Bestandteile moderner Instandhaltungsstrategien (mymaintenance.blog).

Vorteile auf einen Blick

  • Schnellere Wiederverfügbarkeit nach Ausfällen dank klarer Verantwortlichkeiten und verfügbarer Ressourcen (mymaintenance.blog)
  • Weniger Fehler durch strukturierte Checklisten & Fehlerkataloge
  • Nachweisbarkeit für Audits und Qualitätssicherung
  • Know‑how‑Sicherung durch zentrale Dokumentation aller Prozesse

Fazit

SOPs sind weit mehr als nur Arbeitsanweisungen – sie sind das Rückgrat für eine effiziente, sichere und audit‑fähige Betriebsorganisation. Durch den gezielten Einsatz nach SMART‑ & PARIS‑Prinzip und einer klaren Integration in das Instandhaltungs‑ und Qualitätsmanagement lassen sich erhebliche Potenziale bei Produktivität, Sicherheit und Wissensmanagement heben.

😊

Die korrekte Dokumentation aller Leistungen bildet die Grundlage einer Wissensdatenbank der Instandhaltung. Lassen Sie diese Möglichkeit nicht ungenutzt, nutzen Sie das Wissen Ihrer Mitarbeiter, der Lieferanten und Dienstleister sowie der Maschinenhersteller und Berater, fundamentieren Sie das geballte Knowhow in einer IT- gestützten Wissensdatenbank!

Dabei steht folgender Prozess im Mittelpunkt aller Beteiligten:

  1. Melden durch Anlegen eines Instandhaltungsauftrags
  2. Planen der Maßnahmen durch die Instandhaltung/Vorgesetzten
  3. Erledigen der notwendigen Arbeiten durch die Facharbeiter
  4. Rückmeldung der Arbeiten im System und Übergabe der Maschine an die Produktion

Jeder Auftrag in der Produktion ist zu dokumentieren. Die geleisteten Arbeiten, notwendige Maßnahmen und der Lösungsweg werden im SAP-Schichtbericht ordentlich mit Namen, Uhrzeit und Dauer der Störung dokumentiert. Ein Vordruck für die Auftragserfassung wird von der Instandhaltungsleitung im IT- System bereitgestellt.

Mit Hilfe eines schriftlichen Instandhaltungsauftrags erhalten die Instandhalter das entsprechende Instrument, um alle Arbeiten zu dokumentieren. Der Auftrag wird vom Mitarbeiter ausgefüllt und vom Vorgesetzten abgelegt sowie im System dokumentiert.

Nach der Auftragsdurchführung erfolgen eine entsprechende Rückmeldung an die Vorgesetzten der Instandhaltung über die geleisteten Arbeiten und eine Fertigmeldung an den betreffenden Produktionsbereich.

Alle vorhandenen Rückmeldungen werden in der Instandhaltung erfasst und in Berichten analysiert.

Die Instandhaltung beinhaltet im Wesentlichen die folgenden Prozesse:

  • Erhaltung der technischen Verfügbarkeit von Maschinen/Anlagen
  • Schnelle Wiederherstellung der Verfügbarkeit nach Störungen/Ausfällen
  • Vorbeugende Instandhaltungsmaßnahmen wie Wartungen/Inspektionen
  • Optimierung der Prozesse innerhalb der Instandhaltung, um die Verfügbarkeit stetig zu verbessern
  • Wissensmanagement, um aus der täglichen Arbeit ein Verbesserungspotential zur Fehlervermeidung und nachhaltiger Störungsvermeidung zu generieren
  • Optimierungen der Maschinen und Anlagen um die technische Verfügbarkeit und die Ausbringung zu verbessern.

Die wichtigen Werte/Kennzahlen und entscheidende Parameter für die Instandhaltung sind MTTR und MTBF. Die Wiederherstellungszeit einer Anlage nach einem Ausfall sollte so kurz wie nur möglich sein und die technische Verfügbarkeit zu gewährleisten.

Die schnelle Wiederherstellung basiert auf 3 wesentlichen Säulen:

  1. Der Erreichbarkeit der Instandhaltung
  2. Der Reaktionszeit der Instandhaltung
  3. Den Ressourcen die zur Verfügung stehen.

Hier ist eine praxisorientierte SOP-Vorlage für die vorbeugende Instandhaltung, die sowohl intern als auch mit externen Servicedienstleistern verwendet werden kann. Sie ist nach dem SMART- und PARIS-Modell aufgebaut und direkt einsetzbar.

🧾 SOP: Vorbeugende Instandhaltung mit externem Servicedienstleister

1. Titel der SOP

Vorbeugende Instandhaltung – Zusammenarbeit mit externen Servicedienstleistern

2. Gültigkeitsbereich

Diese SOP gilt für alle Anlagen und Maschinen im Bereich [z. B. Produktion, Facility Management], bei denen präventive Wartungen gemäß Wartungsplan durchgeführt und externe Dienstleister eingesetzt werden.

3. Zielsetzung

Sicherstellen eines standardisierten, termingerechten und qualitätsgesicherten Ablaufs der vorbeugenden Instandhaltung mithilfe externer Dienstleister.

4. Verantwortlichkeiten

RolleAufgabe
InstandhaltungsleitungPlanung, Beauftragung, Kontrolle, Freigabe
Technischer EinkaufVertragsmanagement, Bestellung
DienstleisterDurchführung der Maßnahmen gemäß Wartungsplan
AnlagenverantwortlicheAbnahme, ggf. Sperrung/Freigabe der Anlage
QS / HSEKontrolle auf Normkonformität, Arbeitssicherheit

5. PARIS-Modell

ElementBeschreibung
ProzessAblaufplanung, Beauftragung, Durchführung, Dokumentation, Kontrolle
AnwendungenSAP PM, MS Teams, Prüfsoftware, digitale Wartungspläne
RessourcenChecklisten, Ersatzteile, Werkzeuge, Personal, PSA
InfrastrukturenZugängliche Wartungsbereiche, Versorgungseinrichtungen
SteuerungDurch Instandhaltungsleitung; Dokumentation im ERP; Rückmeldungspflicht

6. Ablaufbeschreibung

6.1 Vorbereitung

  • Überprüfung Wartungsplan / Fälligkeiten (ERP-System)
  • Auswahl & Beauftragung des Dienstleisters mit Terminabstimmung
  • Erstellung eines Arbeitsfreigabedokuments (z. B. Arbeitserlaubnis / Permit-to-Work)

6.2 Durchführung

  • Sicherheitsunterweisung vor Ort
  • Abstellen der Anlage durch Betreiber
  • Durchführung der Wartung gemäß Checkliste
  • Dokumentation aller durchgeführten Arbeiten
  • Sofortmeldung bei Abweichungen oder Schäden

6.3 Nachbereitung

  • Prüfung der Arbeitsergebnisse durch Instandhaltung
  • Rückmeldung und Abschluss im ERP
  • Analyse auf Verbesserungspotenziale (z. B. Rückmeldung an TPM-Team)

7. Dokumente & Vorlagen

  • Wartungschecklisten
  • Arbeitsfreigabeformular
  • Wartungsbericht / Tätigkeitsnachweis (vom Dienstleister unterschrieben)
  • Gefährdungsbeurteilung / Sicherheitsunterweisung
  • SAP PM-Auftrag mit Rückmeldung

8. Anhänge (Beispiel)

  • 🔧 Checkliste: Wartung Förderband Typ XY
  • 📄 Arbeitsfreigabe: Musterformular inkl. Gefährdungsbeurteilung
  • 📷 Fotodokumentation (optional bei revisionsrelevanten Maßnahmen)

9. Revisionshistorie

VersionDatumÄnderungenAutor
1.024.06.2025Erstausgabe[Name]

Risikoanalyse Ersatz- und VerschleißteillistenHerunterladen
_Checkliste_EnergiemanagementHerunterladen