Anhand bewährter Standards und Vorlagen (z. B. DIN EN 13306 und DIN 31051) lässt sich ein Organisationshandbuch für die Instandhaltungsabteilung systematisch aufbauen. Es definiert die Aufgaben und Funktionen der Instandhaltung, stellt die Aufbau- und Ablauforganisation dar, beschreibt die Rollen und Verantwortlichkeiten der Führungskräfte und Mitarbeiter und gibt verbindliche Richtlinien für die Auftragsbearbeitung sowie das Melde- und Dokumentationswesen vor.

Funktionsbeschreibung der Instandhaltung

Die Instandhaltung umfasst alle Tätigkeiten zur Erhaltung und Wiederherstellung der Funktionsfähigkeit technischer Objekte und Anlagen. Sie gliedert sich gemäß DIN EN 13306 in Wartung, Inspektion, Instandsetzung und Verbesserung, um die Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit der Produktionsanlagen zu sichern (Instandhaltung – Wikipedia). Nach DIN 31051 ist die Instandhaltung dabei sowohl präventiv (vorbeugende Wartung und Inspektion) als auch korrektiv (Störungsbeseitigung) auszurichten (Instandhaltungsstrategie DIN 31051).

Organisationsbeschreibung

Aufbauorganisation

Die Instandhaltungsabteilung ist funktional in die Bereiche Technik, Planung, Dokumentation und Ersatzteilmanagement unterteilt. Eine typische Struktur sieht vor:

Ablauforganisation

Die Ablauforganisation definiert die Prozessschritte von der Störungsmeldung über die Auftragsfreigabe bis zur Dokumentation und Analyse. Sie folgt dem PDCA-Zyklus (Plan–Do–Check–Act) und nutzt CMMS-gestützte Workflow-Vorlagen, um transparente Übergaben und Rückmeldungen sicherzustellen ([PDF] Instandhaltungsmanagement).

Arbeitsbeschreibungen

Leitung Instandhaltung

  • Aufgaben: Strategische Planung der Instandhaltungsstrategie, Budgetverantwortung, Reporting an das Management (Betriebliche Instandhaltung).
  • Qualifikation: Ingenieurabschluss oder vergleichbar, mehrjährige Führungserfahrung in Instandhaltung.

Technische Koordinatoren

  • Aufgaben: Erstellung von Wartungsplänen, Ressourcenplanung, Beschaffung von Ersatzteilen, Koordination externer Dienstleister ([PDF] MAINTENANCE MANUAL – HANNOVER MESSE).
  • Qualifikation: Technische Ausbildung (Mechatroniker, Techniker) mit Erfahrung in Anlagenmanagement.

Instandhaltungstechniker

  • Aufgaben: Durchführung von Wartungen, Inspektionen, Fehlerdiagnose und Reparaturen nach Checklisten und Fehlerkatalogen (QM Vorlage Prozessbeschreibung Instandhaltung).
  • Qualifikation: Facharbeiterbrief, Schulungen in Diagnosetechniken, Kenntnis relevanter Normen (z. B. DIN EN 13460).

Richtlinien zum Auftragswesen und Meldewesen

  1. Störungsmeldung: Produktionsmitarbeiter nutzen standardisierte Masken im CMMS, in denen sie Maschinennummer, Fehlerbild und Dringlichkeit eintragen. Jede Meldung erzeugt automatisch eine Auftragsnummer und informiert den Schichtverantwortlichen (QM Vorlage Prozessbeschreibung Instandhaltung).
  2. Auftragserteilung: Der technische Koordinator prüft, priorisiert und plant den Auftrag. Bei Eskalationsfällen (Sicherheitsrelevanz, hoher Ausfall) wird die Leitung umgehend informiert (Instandhaltungsstrategie DIN 31051).
  3. Durchführung und Dokumentation: Techniker arbeiten nach detaillierten Arbeitsanweisungen und haken Checklisten ab. Alle durchgeführten Maßnahmen, verwendete Teile und Arbeitszeiten werden im CMMS protokolliert (Dokumentvorlagen: Organisationshandbuch – domke-consulting.com).
  4. Abschluss und Freigabe: Nach erfolgreicher Reparatur oder Wartung wird der Auftrag geschlossen und eine Freigabe für die Produktion erteilt. Kritische Aufträge durchlaufen eine Qualitätskontrolle durch den technischen Koordinator ([PDF] Instandhaltungsmanagement).
  5. Analyse und Reporting: Monatlich erstellt die Abteilung einen Bericht zu Kennzahlen wie MTBF, MTTR und Instandhaltungskostenquote. Trends werden ausgewertet und Maßnahmen zur Optimierung abgeleitet (Was ist Instandhaltung?).

Quellen und Vorlagen:

Im Folgenden ein beispielhaftes Organisationshandbuch für die Instandhaltungsabteilung eines Produktionsbetriebs. Es basiert auf bewährten Normen (DIN 31051, EN 13306), modernen Projektmanagement-Ansätzen und Best Practices aus der Industrie.

Zusammenfassung

Dieses Organisationshandbuch definiert Ziele, Aufbau- und Ablauforganisation, Rollen, Prozesse und Kennzahlen der betrieblichen Instandhaltung. Es legt die Funktionsbeschreibung gemäß DIN 31051 fest, beschreibt die Organisationsstruktur, dokumentiert Rollen und Verantwortlichkeiten, standardisiert Prozessabläufe (u. a. Störungsmeldung, Wartungsplanung, Dokumentation) und integriert Methoden wie den PDCA-Zyklus zur kontinuierlichen Verbesserung. Ein eigenes Kapitel widmet sich der IT- und Datenverwaltung (CMMS/ERP) sowie der Koordination externer Dienstleister. Abschließend werden Leistungskennzahlen (MTTR, MTBF, OEE) definiert und ein Schulungs- und Wissensmanagement skizziert.

📘 Organisationshandbuch der Instandhaltung

Unternehmen: Muster GmbH
Stand: Juni 2025
Gültig ab: 01.07.2025
Version: 1.0

1. Einleitung

Ziel dieses Organisationshandbuchs ist die strukturierte und normgerechte Darstellung der Aufgaben, Prozesse und Zuständigkeiten der Instandhaltungsabteilung der Muster GmbH. Es dient als verbindliche Grundlage für die tägliche Arbeit und unterstützt die kontinuierliche Verbesserung.

2. Begriffsdefinitionen

(lt. DIN EN 13306)

  • Instandhaltung: Kombination aller technischen und administrativen Maßnahmen während des Lebenszyklus einer Einheit zur Erhaltung oder Wiederherstellung ihres funktionsfähigen Zustands.
  • Wartung: Maßnahmen zur Verzögerung des Abbaus des vorhandenen Abnutzungszustands.
  • Inspektion: Maßnahmen zur Feststellung des Ist-Zustands.
  • Instandsetzung: Maßnahmen zur Wiederherstellung der Funktion.
  • Verbesserung: Maßnahmen zur Steigerung der Zuverlässigkeit, Sicherheit oder Effizienz.

3. Ziele der Instandhaltung

  • Sicherstellung der technischen Verfügbarkeit aller Produktionsanlagen
  • Verlängerung der Anlagenlebensdauer
  • Vermeidung ungeplanter Stillstände
  • Einhaltung gesetzlicher Vorschriften (z. B. Arbeitssicherheit, Umwelt)
  • Beitrag zur Produktionsoptimierung und -sicherheit

4. Aufbauorganisation

4.1 Organigramm der Instandhaltung

Leiter Instandhaltung
│
├── Planung & Steuerung
│   └── Arbeitsvorbereitung / Ersatzteilmanagement
│
├── Mechanische Instandhaltung
│   └── Schlosser, Industriemechaniker
│
├── Elektrische Instandhaltung
│   └── Elektriker, Mechatroniker
│
└── Dokumentation & Qualität

5. Ablauforganisation

5.1 Auftragsbearbeitung

  1. Meldung: Störung oder Bedarf wird über digitales Meldesystem eingereicht
  2. Priorisierung: Nach Kritikalität der Anlage
  3. Auftragserstellung: Durch Instandhaltungssteuerung
  4. Ausführung: Durch zuständiges Fachpersonal
  5. Dokumentation: Abschlussbericht inkl. Ursachenanalyse
  6. Feedback: Rückmeldung an Produktion

5.2 Wartungsplanung

  • Jahreswartungsplan nach DIN 31051
  • Planung über CMMS (z. B. SAP PM oder Instandhaltungssoftware)
  • Integration gesetzlicher Prüfintervalle (z. B. DGUV, TÜV)

6. Rollen und Verantwortlichkeiten

RolleVerantwortung
Leiter InstandhaltungStrategische Planung, Personalführung, Budget
MeisterTagessteuerung, Qualitätssicherung
InstandhalterAusführung von Wartung, Inspektion etc.
PlanerTerminplanung, Ersatzteilkoordination

7. Dokumentation und Meldewesen

  • Alle Maßnahmen sind im digitalen Instandhaltungssystem zu dokumentieren
  • Meldung von Störungen über ein zentrales Portal oder App
  • Dokumentationspflicht für gesetzlich relevante Anlagen (Druckbehälter etc.)
  • Regelmäßige Berichterstattung an die Betriebsleitung

8. Schnittstellen zu anderen Abteilungen

  • Produktion: Abstimmung von Stillständen, Rückmeldung zur Anlagenverfügbarkeit
  • Einkauf: Ersatzteilbeschaffung
  • Sicherheitsbeauftragter: Koordination bei sicherheitsrelevanten Arbeiten
  • IT: Pflege und Wartung des Instandhaltungsmanagementsystems (IMS)

9. Kennzahlen (KPIs)

  • MTTR (Mean Time to Repair)
  • MTBF (Mean Time Between Failures)
  • TV (Technische Verfügbarkeit)
  • OEE (Gesamtanlageneffektivität)
  • Verfügbarkeitsquote (%)
  • Wartungsgrad (präventiv vs. korrektiv)
  • Kosten je Maschine / Jahr

10. Kontinuierliche Verbesserung

  • Regelmäßige Instandhaltungsbesprechungen
  • Auswertung der KPIs
  • Maßnahmenkatalog zur Effizienzsteigerung
  • Schulungen und Qualifikationen für das Personal

11. Anhang

  • Checklisten (z. B. Wartungsliste)
  • Formulare (z. B. Störmeldung, Instandhaltungsbericht)
  • Fließdiagramme der Prozesse
  • Sicherheitsvorgaben / Unterweisungsnachweise

1. Einleitung und Zweck

Die Instandhaltung stellt die Erhaltung und Wiederherstellung der Funktionsfähigkeit technischer Anlagen sicher, basierend auf den vier Grundmaßnahmen Wartung, Inspektion, Instandsetzung und Verbesserung (DIN 31051: Definition & Explanation – Operations1). Ziel des Handbuchs ist die Schaffung eines einheitlichen, transparenten und effizienten Organisationsrahmens, um ungeplante Ausfälle zu minimieren und vorbeugende Instandhaltung sukzessive auszubauen (Blueprint: Maintenance Strategy – Instandhaltungs-Projekt …).

2. Geltungsbereich

Gilt für alle Instandhaltungsaktivitäten am Standort XY, inklusive:

  • Interne Instandhaltungs-Teams
  • Externe Servicedienstleister
  • Alle mechanischen, elektrischen und steuerungstechnischen Anlagenkomponenten

3. Normative Grundlagen und Definitionen

  • DIN 31051: Gliedert Instandhaltung in Grundmaßnahmen (Wartung, Inspektion, Instandsetzung, Verbesserung) (DIN 31051: Definition & Explanation – Operations1).
  • EN 13306: Unterscheidet präventive (Wartung/Inspektion) und korrektive (Instandsetzung) Maßnahmen (Instandhaltung).
  • Instandhaltung: Kombination technischer und administrativer Maßnahmen zur Lebenszyklusbetreuung von Objekten (Instandhaltung).

4. Funktionsbeschreibung der Instandhaltung

5. Aufbauorganisation

Gemäß Referenzmodellen (03401 Aufbauorganisation in der Instandhaltung) gliedert sich die Abteilung wie folgt:

Leitung Instandhaltung
├── Technische Koordination
│   ├── Wartungsplanung
│   └── Ersatzteilmanagement
├── Schichtverantwortliche (Mechanik/Elektrik)
├── Instandhaltungstechniker
└── Externe Dienstleister (Partnermanagement)

6. Ablauforganisation (PDCA-Zyklus)

Alle Prozesse folgen dem Plan–Do–Check–Act (PDCA)-Zyklus für kontinuierliche Verbesserung (PDCA – Wikipedia):

  1. Plan: Analyse → Strategie → Jahres- und Ressourcenplanung
  2. Do: Umsetzung geplanter Wartungen & Reparaturen
  3. Check: Auswertung von Berichten & Kennzahlen (MTTR, MTBF, OEE) (Mean time to repair, Mean time between failures – Wikipedia)
  4. Act: Ableitung und Implementierung von Optimierungsmaßnahmen

7. Rollen und Verantwortlichkeiten

RolleHauptaufgaben
Leitung InstandhaltungStrategie, Budgetplanung, Reporting an Management, Freigabe kritischer Maßnahmen (Blueprint: Maintenance Strategy – Instandhaltungs-Projekt …)
Technische KoordinatorenWartungs- und Ersatzteilplanung, CMMS-Administration, Externe Koordination (Blueprint: Maintenance Strategy – Instandhaltungs-Projekt …)
SchichtverantwortlicheSteuerung der Instandhaltung vor Ort, Schnittstelle Produktion/Instandhaltung
InstandhaltungstechnikerDurchführung von Wartungen, Inspektionen, Reparaturen gemäß Arbeitsanweisungen
Externe ServicedienstleisterSpezialisierte Prüfungen, Dokumentation externer Aufträge, Validierung interner Prozesse (Blueprint: Maintenance Strategy – Instandhaltungs-Projekt …)

8. Prozessbeschreibungen

8.1 Störungsmeldung & Auftragserfassung

8.2 Wartungsplanung & -durchführung

  • Monate-/Wochen-/Tagespläne im CMMS → Ressourcenblockung, Materialanforderung
  • Durchführung nach Checklisten (DIN EN 13306) und Protokollführung vor Ort.

8.3 Dokumentation & Reporting

8.4 Externe Dienstleister-Koordination

  • Ausschreibung, Beauftragung und Abnahme externer Prüf- bzw. Instandsetzungsaufträge;
  • Vergleich externer Prüfberichte mit eigenen Daten zur Qualitätssicherung.

9. IT- und Datenmanagement

10. Leistungskennzahlen (KPIs)

11. Schulung & Wissensmanagement

  • Regelmäßige Schulungen zu neuen Technologien, Normen und Softwaresystemen
  • Qualifikationsmatrix zur Identifikation von Trainingsbedarfen
  • Onboarding neuer Mitarbeiter mit standardisierten Einarbeitungsplänen

12. Änderungs- und Verbesserungsmanagement

13. Anhang und Referenzen

Dieses Beispiel-Handbuch kann als Vorlage dienen und muss projektspezifisch angepasst werden. Es schafft Klarheit über Struktur und Prozesse, sichert Compliance und bildet die Basis für eine zukunftsfähige, digitale Instandhaltung.