Dokumentation in der Instandhaltung

Einer der Schlüssel zur Lösung ist die Kommunikation – wir müssen miteinander reden und diskutieren.
Und hier dient uns Instandhalter die Dokumentation über unsere Tätigkeiten als Schlüssel zur Kommunikation.
Eine transparente Darstellung aller Arbeiten dient den Kollegen und Kunden zur genauen Information.
Instandhaltung muss heute verständlich für alle im Unternehmen kommuniziert werden damit das Verständniß für nötige Instandhaltungsarbeiten schon im Vorfeld vorhanden ist.
Durch die konsequente Dokumentation von Instandhaltungsarbeiten können Schwachstellen schnell ausfindig und dauerhaft beseitigt werden.

Uns stehen verschiedene Methoden für die Instandhaltung parallel zur Verfügung:
-Reaktive Instandhaltung -Vorbeugende Instandhaltung -Datenbasierte Instandhaltung -Analytische Instandhaltung -Zustandorientierte Instandhaltung
Bestimmt werden die Maßnahmen durch das Managment und die Festlegung von Instandhaltungsstrategien und Instandhaltungsbudget.
Kurzfristige Inst.Strategie :Reaktion bei Störung,Havarieschäden,Produktionsausfall
Bereitschaften und Wochenplan.Notfallpläne
Mittelfristige Inst.Strategie:Routinewartung,Inspektionsintervalle,Dokumentationen von
Fehlern,Aufbau einer systematischen Störgrunddiagnostik
Katalogisieren der Fehler und Beschreibungen
Mitarbeiter schulen um eine stetige Verbesserung und eine
Werterhaltung der Anlagen im Rahmen von Umweltschutz ,
Arbeitssicherheit und Energieeffizienz zu erreichen.Monatspläne
Langfristige Inst. Strategie:Jahresplan,Revisionspläne,Neu/Umbauten,mit dem Bereich
Controlling das Instandhaltungsbudget aufgrund des Instand-
haltungsjahresplan erstellen.

Wartungs und Inspektionsanleitungen der Hersteller lassen sich nicht 1:1 umsetzen da die Hersteller nicht den Kontext des Einsatzgebiet des Equipment beim Kunden kennen.
Hier müssen wir nicht nur die eigentlichen Funktion des Equipment betrachten sondern auch die Zusammenhänge in denen einzelne Baugruppen eingesetzt werden.
Somit sind die Methoden der Instandhaltung immer abhängig vom Kontext des eingesetzten Equipments.
Hier müssen eigene Strategien entwickelt werden um Equipmentausfälle zu minimieren und die Anlagenverfügbarkeit und Anlagenstabillität zu verbessern.
Wartung und Inspektionen sollten auf die Nebenzeiten geplant werden um die Produktivität nicht negativ zu beeinflussen. Der Instandhalter von heute ist mehr ein Manager und Datenverarbeiter und muss vielseitige Aufgabenstellungen lösen können.

Dinge können 2 Kategorien zugeordnet werden:

(1) Dinge, die repariert werden müssen, und (2) Dinge, die repariert werden müssen, nachdem man ein paar Minuten lang damit gespielt hat.„

Welche Auswirkungen diese plakative Aussage auf das von der Instandhaltung zu erfüllende Aufgabenspektrum hat, lässt sich allerdings nicht so einfach beantworten.

Es ist wie im Leben überall ,oft sind es die einfachen Dinge die nicht richtig funktionieren.
Und so werden aus kleinen Problemen irgendwann große Probleme.

Warum Dokumentation in der Instandhaltung?

Die Dokumentation von Instandhaltungsarbeiten ist ein wesentliches Element moderner Instandhaltung (Maintenance). Sie sorgt für Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Kommunikation innerhalb des Unternehmens – zwischen Instandhaltern, Produktion, Management und Kunden. Ohne eine lückenlose, verständliche Dokumentation lassen sich Schwachstellen schwer erfassen und dauerhaft beseitigen. 

Ziel der Dokumentation:

1. Information für Kollegen und Kunden: was, wann, wo und wie gearbeitet wurde 

2. Basis für Störgrundanalysen und Ersatzteilstrategien

3. Auswertungsmöglichkeiten zur Transparenz der Instandhaltungstätigkeit

4. Grundlage zur Definition von Instandhaltungsstrategien

5. Sicherung aktueller Informationen (aktualisierte Pläne, Dokumente)

6. Basis für Routinekataloge und Arbeitsanweisungen 

7. Schaffung einheitlicher Standards in Vorgehensweise und Dokumentation

Begriffsdefinitionen

Damit wir über dasselbe sprechen, hier zentrale Begriffe:

Methodische Einordnung der Instandhaltung und ihr Bezug zur Dokumentation

Methoden bzw. Strategien der Instandhaltung, und jede hat spezifische Anforderungen an die Dokumentation. 

1. Reaktive Instandhaltung
   – Maßnahmen erfolgen erst nach einem Ausfall oder Störfall.
   – Dokumentation muss Störfall, Ursache, Dauer und Maßnahmen festhalten.
   Beispiel: Eine Pumpe fällt aus; in der Dokumentation wird erfasst, welches Bauteil defekt war, wie es ersetzt wurde und wie lange der Stillstand dauerte.

2. Vorbeugende Instandhaltung
   – Durchführung geplanter Wartungen (z. B. monatlich, quartalsweise).
   – Dokumentation enthält Prüf- und Wartungsergebnisse, Austauschmaßnahmen und Abweichungen.
   Beispiel: Bei einem Motor wird alle 3 Monate ein Ölwechsel durchgeführt – dabei wird dokumentiert, wie viel Öl entnommen wurde, wie viel hinzugefügt wurde und ob Auffälligkeiten vorlagen (z. B. Verunreinigungen).

3. Zustandsorientierte / bedarfsorientierte Instandhaltung
   – Maßnahmen abhängig vom realen Zustand (z. B. Vibrationsmessung, Ölzustand).
   – Dokumentation muss Messwerte, Grenzabweichungen und abgeleitete Maßnahmen enthalten.
   Beispiel: Eine Maschine wird mit Temperatursensoren überwacht. Wenn die Temperatur bestimmte Schwellen überschreitet, wird eine Inspektion ausgelöst – diese und die Messergebnisse werden dokumentiert.

4. Analytische / datenbasierte Instandhaltung
   – Nutzung historischer Daten, Trendanalysen und Algorithmen zur Vorhersage von Ausfällen.
   – Dokumentation erfolgt in Datenbanken, mit statistischen Auswertungen und Modellen.
   Beispiel: Über Jahre gesammelte Informationen über Lagerfehler werden analysiert, um Vorhersagemodelle für einen Lagerwechsel zu erstellen. Die Modellparameter und Trefferquoten werden dokumentiert.

Keine Methode „one size fits all“ ist — die Wahl hängt vom Kontext, dem eingesetzten Equipment und den Anforderungen des Kunden ab. 

Anforderungen und Ziele der Dokumentation im Detail

1. Steuerung der Tätigkeiten durch Arbeitspläne und Anweisungen

• Ziel: Wirtschaftliche Durchführung von Wartung, Inspektion und Instandsetzung. Dokumentation beschreibt Arbeitsschritte, Arbeitsabfolgen, Reihenfolgen etc. 

• Beispiel: Für den Wechsel eines Förderbandantriebs liegt eine Arbeitsanweisung vor, die Schritt für Schritt beschreibt: Abschalten, Entlüften, Abbau, Wechsel, Prüfung, Wiederanlauf.

2. Ressourcenoptimierung

• Ziel: Material-, Personal- und Energieaufwand minimieren durch klare Planung und transparente Dokumentation.

• Beispiel: Frühere Dokumentation weist auf Doppelbestellungen von Ersatzteilen hin; künftig wird zentral erfasst, wer welches Teil wann bezogen hat.

3. Transparenz & Kostenkontrolle

• Ziel: Nachprüfbarkeit der Tätigkeiten und der Kosten (Arbeitsstunden, Materialverbrauch etc.). 

• Beispiel: In einem Monatsbericht werden alle Wartungsaufträge samt Zeitaufwand und Materialkosten aufgeführt und ausgewertet.

4. Stabilisierung der Maschinenlaufzeiten

• Ziel: Ausfälle minimieren durch frühzeitiges Erkennen von Auffälligkeiten. 

• Beispiel: In der Dokumentation fällt auf, dass bestimmte Lager im Sommer häufiger ausfallen — erhöhte Prüfungen zu diesen Zeiten werden eingeführt.

5. Standardisierung & Routinetätigkeiten

• Ziel: Einheitliche Vorgehensweisen, geringere Fehlerquoten.

• Beispiel: Der Standardkatalog enthält klare Schritte zum Reinigen, Schmieren, Prüfen – sodass verschiedene Techniker konsistent arbeiten.

6. Arbeitssicherheit & Gefahrenvermeidung

• Ziel: Unfälle vermeiden durch klare Anweisungen, Hinweise zu Betriebszuständen, Sicherheitsmaßnahmen.

• Beispiel: In der Arbeitsanweisung wird festgelegt, dass vor Betreten eines Gehäuses die elektrische Spannungsfreiheit zu prüfen ist, und dies wird dokumentiert.

Herausforderungen & Tipps bei der Umsetzung

Im Blogartikel wird auch angedeutet, dass es nicht trivial ist, dokumentierte Prozesse effektiv umzusetzen:

• Hersteller-Wartungsanleitungen sind oft nicht direkt anwendbar, da der Hersteller den konkreten Einsatz vor Ort nicht kennt (Schnittstellen, Einbausituationen etc.).

• Man muss den Kontext des eingesetzten Equipments berücksichtigen: Umfeldbedingungen, Belastungen, Nutzungsmuster etc. 

• Es braucht eigene Strategien, um Anlagenverfügbarkeit und Betriebssicherheit zu optimieren. 

• Dokumentation sollte so gestaltet sein, dass sie nicht als bürokratische Last, sondern als nützliches Werkzeug empfunden wird.

„Der Instandhalter von heute ist mehr ein Manager und Datenverarbeiter …“ 

Das unterstreicht den Wandel: Der Fokus liegt nicht mehr nur auf mechanischer Fertigkeit, sondern auf Daten, Analysen und Informationsmanagement.

Fazit

Dokumentation in der Instandhaltung ist kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit, um Prozesse transparent, effizient und langfristig zuverlässig zu gestalten. Durch konsequente und strukturierte Aufzeichnung von Wartungs- und Instandhaltungsmaßnahmen lassen sich:

• Schwachstellen schneller erkennen

• Maßnahmen gezielt planen

• Kosten (Material, Zeit, Personal) kontrollieren

• Strategien für vorbeugende und zustandsorientierte Instandhaltung ableiten

• Ein gemeinsames Verständnis im Unternehmen fördern

Wichtig dabei ist, dass die Dokumentation praxisnah bleibt, den Kontext des Unternehmens berücksichtigt und als Werkzeug verstanden wird – nicht als bürokratische Pflicht.

Mit Arbeitsplänen und Arbeitsanweisungen steuern wir die Tätigkeiten der Instandhaltung.

1.Wirtschaftliche Durchführung von Wartung – Inspektion – Instandsetzung
durch beschreiben der Arbeitsschritte und der Arbeitsabfolge

 

2.Optimaler Einsatz aller Ressourcen ermöglicht ein wirtschaftliches Arbeiten der Instandhaltung

 

3.Minimieren des Instandhaltungsaufwand an Material – Personal Transparenz über die Tätigkeiten und den Kosten

 

4.Stabilisieren der Maschinenlaufzeiten durch eine Minimierung
der Störungen und Ausfälle

 

5.Standards und Routinen für einfache Tätigkeiten

 

6.Vermeiden von Unfällen durch klare Beschreibung der Arbeiten – Sicherheitshinweise – Betriebszustände