Der Weg zur Instandhaltungs- und Maschinendokumentation beginnt während der Konstruktion einer Anlage mit einer sauberen, strukturierten Master Part Liste, aus der systematisch eine Master Task Liste mit allen Wartungs- und Serviceaufgaben abgeleitet wird. Diese geprüften Daten können anschließend in ein Redaktionssystem wie Schema ST4 übernommen werden, um eine durchgängige Maschinendokumentation und einen vollständigen Aufgabenplan für alle beteiligten Abteilungen aufzubauen.

Schritt 1: Master Part Liste

Die Master Part Liste (MPL) bildet das Fundament für Wartungsplan und Maschinendokumentation. In Excel wird sie als zentrale Teile-Datenbasis angelegt und später mit Aufgaben, Anleitungen und Dokumentverweisen verknüpft.

Typische Spalten der MPL in Excel:

  • Bauteilnummer / OEM-Nummer, Bezeichnung, Hersteller
  • Technische Spezifikationen (z. B. Maße, Spannung, Bauart)
  • Kritikalität / FMEA-Bewertung (hoch, mittel, gering) und Sicherheitsrelevanz
  • Einsatzort im Anlagensystem (Maschine, Baugruppe, Position)
  • Lagerort, Lagerbestand, Wiederbeschaffungszeit, Kosten
  • Verweis auf relevante Dokumente: Handbuchkapitel, Zeichnungsnummer, Schaltplanreferenz

Wichtig ist eine einheitliche Nomenklatur und laufende Pflege der MPL als „lebendes Dokument“, inklusive Obsoleszenzmanagement und regelmäßigen Audits.

Schritt 2: Von Teilen zu Aufgaben – Master Task Liste

Aus jedem relevanten Bauteil der MPL werden anschließend Wartungs- und Serviceaufgaben abgeleitet, die in einer Master Task Liste (MTL) in Excel strukturiert werden. So entsteht aus der Teile-Sicht eine Tätigkeits-Sicht, die später als Wartungsplan genutzt wird.

Typische Spalten der MTL in Excel:

  • Aufgabe / Tätigkeit (z. B. „Filter reinigen“, „Sensor kalibrieren“, „Dichtung tauschen“)
  • Bezug zur MPL (Bauteilnummer, Baugruppe, Maschine, Baugruppe, Position)
  • Intervall / Auslöser: zeitbasiert, zyklenbasiert, zustandsorientiert, Event-gesteuert
  • Verantwortlicher / Qualifikation (interner Service, OEM, Fremdfirma)
  • Benötigte Teile (Stückliste aus der MPL) und benötigte Werkzeuge / PSA
  • Arbeitsanweisung: Schritt-für-Schritt-Beschreibung, idealerweise mit Bildverweisen
  • Sicherheitsvorkehrungen (Lockout/Tagout, Medien sperren, Gefahrstoffe, Restenergien)
  • Dokumentation: Wo und wie Rückmeldungen, Messwerte und Befunde erfasst werden

In dieser Phase werden aus Herstellerempfehlungen, Inspektionslisten, Schmierplänen und internen Erfahrungen konkrete Standardaufgaben formuliert, die klar, wiederholbar und von verschiedenen Technikern durchführbar sind.

Schritt 3: Verknüpfung mit Beschreibungen, Anweisungen, Manuals

Sowohl MPL als auch MTL werden nun mit allen relevanten Dokumenten der Maschinendokumentation verknüpft. Excel dient dabei als Drehscheibe zwischen Komponenten, Aufgaben und Inhalten.

Typische Verknüpfungen und Inhalte:

  • Technische Datenblätter, Betriebsanleitungen, Bedienerhandbücher
  • Elektrische, pneumatische und hydraulische Pläne
  • Sicherheitsrichtlinien, Gefährdungsbeurteilungen, Schutzkonzepte
  • Detaillierte Arbeits- und Reparaturanweisungen, Störungsleitfäden, Fehlerkataloge
  • Schmierpläne, Inspektionschecklisten, Zustandsüberwachungsberichte
  • Verweise auf Zeichnungen, Fotos, 3D-Modelle, Herstellerhandbücher

Damit entsteht eine logisch konsistente Struktur: Bauteil → zugehörige Dokumente → daraus abgeleitete Tasks und Arbeitsanweisungen.

Schritt 4: Übergabe an Redaktions- und/oder ERP-System

Sind MPL und MTL fachlich geprüft, werden sie in ein Redaktions- ERP-System übernommen, um eine modulare, versionierte Maschinendokumentation aufzubauen. Dort werden die Excel-Tabellen typischerweise als Datenquelle für Topics, Module, Task-Objekte und Teilekataloge genutzt.

Im Redaktionssystem werden:

  • Bauteile zu strukturierten Teilekatalogen und Ersatzteillisten
  • Aufgaben zu standardisierten Task-Modulen mit einheitlichem Layout
  • Arbeitsanweisungen, Sicherheits- und Betriebsinformationen in Themenbausteine getrennt
  • Verknüpfungen zu Maschinenkarten, Wartungsplänen und Checklisten hergestellt

So entstehen aus Excel-Daten konsistente Inhalte, die in unterschiedlichen Publikationen genutzt werden können (Servicehandbuch, Wartungsplan, Bedienerinfo, Online-Hilfe).

Ergebnis: Maschinendokumentation als Arbeitswerkzeug

Durch diesen Weg von der Master Part Liste zur Master Task Liste und weiter ins Redaktionssystem wird die Maschinendokumentation zu einem vollumfänglichen Arbeitswerkzeug. Alle Abteilungen – Konstruktion, Einkauf, Service, Produktion und Instandhaltung – greifen auf dieselbe strukturierte Datenbasis aus Teilen, Aufgaben, Anweisungen und Historie zu.

Nutzen für die Praxis:

  • Transparente und harmonisierte Wartungspläne mit klar definierten Tasks
  • Schnelle Ersatzteil-Identifikation und bessere Materialwirtschaft
  • Erhöhte Anlagenverfügbarkeit durch vorbeugende Instandhaltung und standardisierte Entstörung
  • Bessere Nachvollziehbarkeit von Änderungen und Lebenslauf der Maschine über den gesamten Lebenszyklus