Projekte im Bau- und Anlagenbau, in der technischen Gebäudeausrüstung (TGA) oder im industriellen Umfeld verwendet werden:

1. Prüfung und Abgleich von Planungsunterlagen

Ziel: Sicherstellen, dass alle Pläne vollständig, widerspruchsfrei und aktuell sind.

Checkliste:

  • Sind alle relevanten Pläne vorhanden (Grundrisse, Schnitte, Detailpläne, Schemata)?
  • Wurden Planstände auf Aktualität geprüft?
  • Wurden Schnittstellen mit anderen Gewerken abgestimmt?
  • Gibt es offene Planungsfragen oder Unklarheiten?
  • Wurden alle Anpassungen dokumentiert und weitergegeben?

2. Erstellung von Ausschreibungsunterlagen

Ziel: Technisch präzise und vergaberechtskonforme Leistungsbeschreibungen.

Checkliste:

  • Leistungsbeschreibung mit Mengenermittlung erstellt
  • Technische Spezifikationen und Normen berücksichtigt
  • Vertragsbedingungen, Fristen und Zahlungsmodalitäten enthalten
  • Vergabe- und Vertragsordnung (z. B. VOB/A, B) beachtet
  • Dokument zur Prüfung intern/fachlich freigegeben

3. Angebotsmanagement inkl. Angebotsvergleiche

Ziel: Auswahl des wirtschaftlich und fachlich besten Anbieters.

Checkliste:

  • Angebote vollständig eingegangen?
  • Formale Prüfung auf Vollständigkeit und Konformität
  • Technische Bewertung (Erfüllung der Anforderungen)
  • Wirtschaftlicher Angebotsvergleich (Preis, Rabatte, Nachlässe)
  • Empfehlung/Vergabevorschlag erstellt

4. Koordination der Auftragsvergabe

Ziel: Rechtssichere, transparente und zügige Vergabe der Leistungen.

Checkliste:

  • Abstimmung mit interner Vergabestelle / Einkauf
  • Angebotswertung dokumentiert
  • Auftragnehmer informiert und bestätigt
  • Auftragsbestätigung/Vertrag erstellt und versendet
  • Projektstart-Termine abgestimmt

5. Prüfung von Lieferantenunterlagen und Fertigungskontrollen

Ziel: Sicherstellung der Qualität und Termintreue von Zulieferungen.

Checkliste:

  • Technische Unterlagen wie Zeichnungen, Prüfprotokolle vorgelegt?
  • Vergleich mit Ausschreibungsanforderungen
  • Abnahme von Fertigungsmustern / FAT geplant?
  • Prüftermine mit QS abgestimmt?
  • Mängel dokumentiert und verfolgt?

6. Vorbereitung der Baustellenplanung (z. B. Gerüst- und Kranplanung, Montagekonzepte)

Ziel: Sicherer und effizienter Ablauf der Montage.

Checkliste:

  • Flächenbedarf und Verkehrswege festgelegt
  • Gerüst-/Kranplanung erstellt und freigegeben
  • Montagekonzept (Abläufe, Reihenfolge, Ressourcen) vorhanden?
  • Abstimmung mit angrenzenden Gewerken
  • Baustellenlogistik (Anlieferung, Lagerung) organisiert?

7. Aufgaben im Bereich Bauleitung wie Überwachung der Arbeitssicherheit

Ziel: Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und Minimierung von Risiken.

Checkliste:

  • Sicherheits- und Gesundheitsschutzplan (SiGe-Plan) liegt vor
  • Unterweisung der Arbeiter dokumentiert
  • PSA (persönliche Schutzausrüstung) vorhanden und verwendet?
  • Tägliche Sicherheitsbegehung / Mängelaufnahme
  • Zusammenarbeit mit Sicherheitskoordinator (SiKo)

8. Terminabgleich und Kontrolle vorbereitender Maßnahmen

Ziel: Sicherstellen, dass Voraussetzungen für Montagebeginn erfüllt sind.

Checkliste:

  • Zugang zur Baustelle gewährleistet
  • Vorleistungen anderer Gewerke abgeschlossen?
  • Materialanlieferung termingerecht geplant?
  • Technische Unterlagen und Freigaben vollständig?
  • Ressourcen (Personal, Geräte) verfügbar?

9. Begleitung und Kontrolle von Demontage- und Montagearbeiten

Ziel: Qualitätssicherung und Einhaltung des Zeitplans.

Checkliste:

  • Montageanweisung / Ablaufplan verfügbar
  • Tägliche Anwesenheitskontrolle der Firmen
  • Kontrolle auf Übereinstimmung mit Planung
  • Mängel dokumentiert und Nachbesserung angestoßen
  • Terminstatus regelmäßig aktualisiert

10. Terminverfolgung mit MS Project inkl. Maßnahmen bei Abweichungen

Ziel: Proaktive Steuerung des Projektzeitplans.

Checkliste:

  • Projektstrukturplan (PSP) im MS Project gepflegt
  • Regelmäßiger Ist-/Soll-Abgleich der Termine
  • Abweichungen analysiert (kritischer Pfad?)
  • Maßnahmenplan bei Verzögerungen erstellt
  • Anpassungen mit Projektbeteiligten kommuniziert

11. Koordination externer Montagefirmen und Dienstleister

Ziel: Nahtlose Zusammenarbeit aller Projektbeteiligten.

Checkliste:

  • Verträge / Leistungsabgrenzung eindeutig?
  • Einweisung / Koordination auf der Baustelle erfolgt?
  • Kommunikationswege definiert (Jour Fixe, Berichte)
  • Liefer- und Leistungstermine abgestimmt?
  • Nachunternehmer-Management dokumentiert

12. Führung des Bautagebuchs (Abläufe, Personal, Maschinen)

Ziel: Nachvollziehbare Dokumentation aller Bautätigkeiten.

Checkliste:

  • Tägliche Einträge zu Wetter, Personalstärke, Maschinen
  • Beschreibung der ausgeführten Tätigkeiten
  • Besondere Vorkommnisse / Behinderungen notiert?
  • Fotos und Unterschriften vorhanden
  • Einträge regelmäßig geprüft und archiviert

✅ Empfohlene Struktur in Microsoft Teams

1. Teams-Kanalstruktur

Erstelle ein Team oder Kanal wie:
Projektname – Bauleitung / Projektkoordination

Empfohlene Kanäle:

  • 📁 Allgemein
  • 📅 Termine & Planung
  • 🛠️ Montage & Ausführung
  • 📋 Checklisten & Kontrolle
  • 🧾 Ausschreibung & Vergabe
  • 🔐 Arbeitssicherheit

2. Integration von Checklisten (Microsoft Planner oder To Do)

Erstelle in Planner einen Aufgabenplan mit Buckets entsprechend der Hauptbereiche:

Beispiel-Buckets:

  • 📄 Planungsabgleich
  • 📑 Ausschreibung & Vergabe
  • 🏗️ Baustellenplanung
  • ⏱️ Terminverfolgung
  • 🛡️ Arbeitssicherheit

Beispiel-Aufgabe:

Titel: Prüfung der Planungsunterlagen
Checkliste:

  • Pläne vollständig?
  • Aktualität prüfen
  • Schnittstellen mit anderen Gewerken abgestimmt
  • Dokumentation erfolgt

👉 Tipp: Füge Aufgaben Personen zu, verwende Fälligkeitstermine, und nutze Anhänge (Pläne, Protokolle) direkt in der Aufgabe.

3. Notizen in OneNote (Registerkarte hinzufügen)

Erstelle ein Projekt-OneNote mit folgenden Abschnitten:

  • Protokolle & Besprechungen
  • Bautagebuch
  • Sicherheitsbegehungen
  • Demontage / Montageablauf
  • Lieferanten- und Fertigungskontrollen

📌 Tipp: OneNote-Abschnitt „Bautagebuch“ täglich pflegen – kann mit Fotos ergänzt werden.

4. MS Project Integration (Projektzeitplan)

Du kannst deinen MS Project-Zeitplan als PDF oder direkt über SharePoint/OneDrive verlinken. Alternativ kannst du Project for the Web verwenden und als Tab in Teams hinzufügen:

  • Zeige kritischen Pfad
  • Nutze Gantt-Ansicht
  • Plane Maßnahmen bei Abweichung

5. Dateispeicherung

Im Kanal „Allgemein“ > Dateien > erstelle Ordner wie:

  • 01_Ausschreibung
  • 02_Lieferanten
  • 03_Baustellenplanung
  • 04_Bautagebuch
  • 05_Montageberichte

OneNote-Vorlage: Projekt „Bauleitung & Koordination“

🔹 Abschnitt 1: Planungsunterlagen & Ausschreibung

Seiten:

  • Prüfung Planungsunterlagen (Checkliste + Notizen)
  • Abgleich mit Fachplanern (Besprechungsprotokoll)
  • Ausschreibungsunterlagen erstellt (Version & Freigabedatum)
  • Angebotsvergleiche (Matrix + Entscheidungsvermerk)
  • Auftragsvergabe & Vergabevermerk

🔹 Abschnitt 2: Lieferanten & Fertigung

Seiten:

  • Lieferantenunterlagen (z. B. Datenblätter, Freigaben)
  • Fertigungskontrollen (inkl. Fotos / Prüfprotokolle)
  • Materialfreigaben & Prüfberichte
  • FAT-Protokolle (Factory Acceptance Tests)

🔹 Abschnitt 3: Baustellenplanung

Seiten:

  • Gerüstplanung & Freigabe
  • Kranplanung (Skizzen, Lastpläne)
  • Montagekonzept & Logistik
  • Ressourcenplanung: Personal & Maschinen

🔹 Abschnitt 4: Bauleitung & Sicherheit

Seiten:

  • SiGe-Plan (Kurzfassung / Link)
  • Sicherheitsbegehungen (Checkliste + Datum)
  • Gefährdungsbeurteilungen (nach Gewerken)
  • Unterweisungsnachweise
  • Koordination mit externen Firmen

🔹 Abschnitt 5: Termine & Projektsteuerung

Seiten:

  • MS Project Zeitplan (Screenshot + Link)
  • Terminabweichungen (Ursachen + Maßnahmen)
  • Meilensteinverfolgung
  • Jour Fixe Protokolle (nach Datum)

🔹 Abschnitt 6: Montage & Ausführung

Seiten:

  • Demontagearbeiten (Ablauf + Kontrolle)
  • Montagefortschritt (inkl. Fotodokumentation)
  • Leistungsnachweise der Firmen
  • Abnahmen intern / extern

🔹 Abschnitt 7: Bautagebuch

Tägliche oder wöchentliche Einträge mit Vorlage:

  • Datum
  • Wetterbedingungen
  • Anwesendes Personal (Firmen + Anzahl)
  • Maschinen / Geräte
  • Tätigkeiten / Fortschritte
  • Auffälligkeiten / Behinderungen
  • Unterschrift / Kontrolle

📌 Tipp: Lege eine Seite als „Tägliche Vorlage“ an und kopiere sie für jeden Tag.

Hier sind die einzelnen Aufgaben bei Qualifizierungsdienstleistungen für verschiedene Kundenprojekte sowie deren Beschreibung im GMP Umfeld:

  • Erstellung HDS – as designed
    Das Hardware Design Specification (HDS) Dokument in der “as designed”-Version beschreibt, wie die Hardware im Projekt ursprünglich geplant und spezifiziert wurde. Es wird basierend auf den Designanforderungen und dem Lastenheft erstellt.
  • Erstellung HDS – as built
    Die “as built”-Version des HDS wird nach Abschluss der Implementierung erstellt. Sie dokumentiert den tatsächlichen Zustand bzw. die realisierte Ausführung der Hardware nach Bau/Umsetzung, inklusive möglicher Abweichungen vom ursprünglichen Design.
  • Ergänzung Traceability Matrix – planned testing
    In diesem Schritt wird die Traceability Matrix (TM) um einen Abgleich zwischen den geplanten Anforderungen und den dazugehörigen, geplanten Tests ergänzt. Die Matrix stellt sicher, dass jede Anforderung durch einen Test abgedeckt ist und ermöglicht eine lückenlose Nachverfolgbarkeit.
  • Ergänzung Traceability Matrix – as built
    Nach Abschluss der Qualifizierung wird die TM aktualisiert, indem die tatsächlich durchgeführten Tests und das finale Testergebnis dokumentiert werden. So wird sichergestellt, dass alle Anforderungen auch in der realisierten Lösung getestet wurden.
  • Erstellung Testspezifikation
    Hierbei werden detaillierte Testfälle und die zugehörigen Prüfmethoden, Testschritte, erwartete Ergebnisse sowie Akzeptanzkriterien beschrieben. Die Testspezifikation bildet die Grundlage für die spätere Testdurchführung.
  • IQ/OQ Durchführung
    Bei der Installation Qualification (IQ) und Operation Qualification (OQ) handelt es sich um systematische Prüfungen:
    • IQ (Installationsqualifizierung) prüft, ob das System wie spezifiziert installiert wurde (z.B. Überprüfung von Komponenten, Verkabelung, Umgebung).
    • OQ (Funktionsqualifizierung) testet, ob das System unter Betriebsbedingungen die geforderten Funktionen erfüllt. Beide Schritte werden dokumentiert und freigegeben.
  • Nachbereitung Qualifizierung
    Nach Abschluss der Tests erfolgt die Nachbereitung, d.h. die Dokumentation der Ergebnisse, Erstellung von Abschlussberichten, Behebung identifizierter Abweichungen sowie ggf. die Empfehlung zur Freigabe des Systems.

Jede dieser Aufgaben ist essenziell für eine normkonforme, nachvollziehbare und transparente Qualifizierung in regulierten Bereichen wie Pharma, Medizintechnik oder Automatisierung.