Projekte im Bau- und Anlagenbau, in der technischen Gebäudeausrüstung (TGA) oder im industriellen Umfeld verwendet werden:

1. Prüfung und Abgleich von Planungsunterlagen

Ziel: Sicherstellen, dass alle Pläne vollständig, widerspruchsfrei und aktuell sind.

Checkliste:

  • Sind alle relevanten Pläne vorhanden (Grundrisse, Schnitte, Detailpläne, Schemata)?
  • Wurden Planstände auf Aktualität geprüft?
  • Wurden Schnittstellen mit anderen Gewerken abgestimmt?
  • Gibt es offene Planungsfragen oder Unklarheiten?
  • Wurden alle Anpassungen dokumentiert und weitergegeben?

2. Erstellung von Ausschreibungsunterlagen

Ziel: Technisch präzise und vergaberechtskonforme Leistungsbeschreibungen.

Checkliste:

  • Leistungsbeschreibung mit Mengenermittlung erstellt
  • Technische Spezifikationen und Normen berücksichtigt
  • Vertragsbedingungen, Fristen und Zahlungsmodalitäten enthalten
  • Vergabe- und Vertragsordnung (z. B. VOB/A, B) beachtet
  • Dokument zur Prüfung intern/fachlich freigegeben

3. Angebotsmanagement inkl. Angebotsvergleiche

Ziel: Auswahl des wirtschaftlich und fachlich besten Anbieters.

Checkliste:

  • Angebote vollständig eingegangen?
  • Formale Prüfung auf Vollständigkeit und Konformität
  • Technische Bewertung (Erfüllung der Anforderungen)
  • Wirtschaftlicher Angebotsvergleich (Preis, Rabatte, Nachlässe)
  • Empfehlung/Vergabevorschlag erstellt

4. Koordination der Auftragsvergabe

Ziel: Rechtssichere, transparente und zügige Vergabe der Leistungen.

Checkliste:

  • Abstimmung mit interner Vergabestelle / Einkauf
  • Angebotswertung dokumentiert
  • Auftragnehmer informiert und bestätigt
  • Auftragsbestätigung/Vertrag erstellt und versendet
  • Projektstart-Termine abgestimmt

5. Prüfung von Lieferantenunterlagen und Fertigungskontrollen

Ziel: Sicherstellung der Qualität und Termintreue von Zulieferungen.

Checkliste:

  • Technische Unterlagen wie Zeichnungen, Prüfprotokolle vorgelegt?
  • Vergleich mit Ausschreibungsanforderungen
  • Abnahme von Fertigungsmustern / FAT geplant?
  • Prüftermine mit QS abgestimmt?
  • Mängel dokumentiert und verfolgt?

6. Vorbereitung der Baustellenplanung (z. B. Gerüst- und Kranplanung, Montagekonzepte)

Ziel: Sicherer und effizienter Ablauf der Montage.

Checkliste:

  • Flächenbedarf und Verkehrswege festgelegt
  • Gerüst-/Kranplanung erstellt und freigegeben
  • Montagekonzept (Abläufe, Reihenfolge, Ressourcen) vorhanden?
  • Abstimmung mit angrenzenden Gewerken
  • Baustellenlogistik (Anlieferung, Lagerung) organisiert?

7. Aufgaben im Bereich Bauleitung wie Überwachung der Arbeitssicherheit

Ziel: Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und Minimierung von Risiken.

Checkliste:

  • Sicherheits- und Gesundheitsschutzplan (SiGe-Plan) liegt vor
  • Unterweisung der Arbeiter dokumentiert
  • PSA (persönliche Schutzausrüstung) vorhanden und verwendet?
  • Tägliche Sicherheitsbegehung / Mängelaufnahme
  • Zusammenarbeit mit Sicherheitskoordinator (SiKo)

8. Terminabgleich und Kontrolle vorbereitender Maßnahmen

Ziel: Sicherstellen, dass Voraussetzungen für Montagebeginn erfüllt sind.

Checkliste:

  • Zugang zur Baustelle gewährleistet
  • Vorleistungen anderer Gewerke abgeschlossen?
  • Materialanlieferung termingerecht geplant?
  • Technische Unterlagen und Freigaben vollständig?
  • Ressourcen (Personal, Geräte) verfügbar?

9. Begleitung und Kontrolle von Demontage- und Montagearbeiten

Ziel: Qualitätssicherung und Einhaltung des Zeitplans.

Checkliste:

  • Montageanweisung / Ablaufplan verfügbar
  • Tägliche Anwesenheitskontrolle der Firmen
  • Kontrolle auf Übereinstimmung mit Planung
  • Mängel dokumentiert und Nachbesserung angestoßen
  • Terminstatus regelmäßig aktualisiert

10. Terminverfolgung mit MS Project inkl. Maßnahmen bei Abweichungen

Ziel: Proaktive Steuerung des Projektzeitplans.

Checkliste:

  • Projektstrukturplan (PSP) im MS Project gepflegt
  • Regelmäßiger Ist-/Soll-Abgleich der Termine
  • Abweichungen analysiert (kritischer Pfad?)
  • Maßnahmenplan bei Verzögerungen erstellt
  • Anpassungen mit Projektbeteiligten kommuniziert

11. Koordination externer Montagefirmen und Dienstleister

Ziel: Nahtlose Zusammenarbeit aller Projektbeteiligten.

Checkliste:

  • Verträge / Leistungsabgrenzung eindeutig?
  • Einweisung / Koordination auf der Baustelle erfolgt?
  • Kommunikationswege definiert (Jour Fixe, Berichte)
  • Liefer- und Leistungstermine abgestimmt?
  • Nachunternehmer-Management dokumentiert

12. Führung des Bautagebuchs (Abläufe, Personal, Maschinen)

Ziel: Nachvollziehbare Dokumentation aller Bautätigkeiten.

Checkliste:

  • Tägliche Einträge zu Wetter, Personalstärke, Maschinen
  • Beschreibung der ausgeführten Tätigkeiten
  • Besondere Vorkommnisse / Behinderungen notiert?
  • Fotos und Unterschriften vorhanden
  • Einträge regelmäßig geprüft und archiviert

Perfekt! Um diese Aufgaben und Checklisten effizient in Microsoft Teams zu nutzen, empfehle ich die Integration in Microsoft Planner, To Do, OneNote und/oder als Registerkarte (Tab) innerhalb eines Kanals. Hier ist ein Vorschlag zur konkreten Umsetzung:

✅ Empfohlene Struktur in Microsoft Teams

1. Teams-Kanalstruktur

Erstelle ein Team oder Kanal wie:
Projektname – Bauleitung / Projektkoordination

Empfohlene Kanäle:

  • 📁 Allgemein
  • 📅 Termine & Planung
  • 🛠️ Montage & Ausführung
  • 📋 Checklisten & Kontrolle
  • 🧾 Ausschreibung & Vergabe
  • 🔐 Arbeitssicherheit

2. Integration von Checklisten (Microsoft Planner oder To Do)

Erstelle in Planner einen Aufgabenplan mit Buckets entsprechend der Hauptbereiche:

Beispiel-Buckets:

  • 📄 Planungsabgleich
  • 📑 Ausschreibung & Vergabe
  • 🏗️ Baustellenplanung
  • ⏱️ Terminverfolgung
  • 🛡️ Arbeitssicherheit

Beispiel-Aufgabe:

Titel: Prüfung der Planungsunterlagen
Checkliste:

  • Pläne vollständig?
  • Aktualität prüfen
  • Schnittstellen mit anderen Gewerken abgestimmt
  • Dokumentation erfolgt

👉 Tipp: Füge Aufgaben Personen zu, verwende Fälligkeitstermine, und nutze Anhänge (Pläne, Protokolle) direkt in der Aufgabe.

3. Notizen in OneNote (Registerkarte hinzufügen)

Erstelle ein Projekt-OneNote mit folgenden Abschnitten:

  • Protokolle & Besprechungen
  • Bautagebuch
  • Sicherheitsbegehungen
  • Demontage / Montageablauf
  • Lieferanten- und Fertigungskontrollen

📌 Tipp: OneNote-Abschnitt „Bautagebuch“ täglich pflegen – kann mit Fotos ergänzt werden.

4. MS Project Integration (Projektzeitplan)

Du kannst deinen MS Project-Zeitplan als PDF oder direkt über SharePoint/OneDrive verlinken. Alternativ kannst du Project for the Web verwenden und als Tab in Teams hinzufügen:

  • Zeige kritischen Pfad
  • Nutze Gantt-Ansicht
  • Plane Maßnahmen bei Abweichung

5. Dateispeicherung

Im Kanal „Allgemein“ > Dateien > erstelle Ordner wie:

  • 01_Ausschreibung
  • 02_Lieferanten
  • 03_Baustellenplanung
  • 04_Bautagebuch
  • 05_Montageberichte

OneNote-Vorlage: Projekt „Bauleitung & Koordination“

🔹 Abschnitt 1: Planungsunterlagen & Ausschreibung

Seiten:

  • Prüfung Planungsunterlagen (Checkliste + Notizen)
  • Abgleich mit Fachplanern (Besprechungsprotokoll)
  • Ausschreibungsunterlagen erstellt (Version & Freigabedatum)
  • Angebotsvergleiche (Matrix + Entscheidungsvermerk)
  • Auftragsvergabe & Vergabevermerk

🔹 Abschnitt 2: Lieferanten & Fertigung

Seiten:

  • Lieferantenunterlagen (z. B. Datenblätter, Freigaben)
  • Fertigungskontrollen (inkl. Fotos / Prüfprotokolle)
  • Materialfreigaben & Prüfberichte
  • FAT-Protokolle (Factory Acceptance Tests)

🔹 Abschnitt 3: Baustellenplanung

Seiten:

  • Gerüstplanung & Freigabe
  • Kranplanung (Skizzen, Lastpläne)
  • Montagekonzept & Logistik
  • Ressourcenplanung: Personal & Maschinen

🔹 Abschnitt 4: Bauleitung & Sicherheit

Seiten:

  • SiGe-Plan (Kurzfassung / Link)
  • Sicherheitsbegehungen (Checkliste + Datum)
  • Gefährdungsbeurteilungen (nach Gewerken)
  • Unterweisungsnachweise
  • Koordination mit externen Firmen

🔹 Abschnitt 5: Termine & Projektsteuerung

Seiten:

  • MS Project Zeitplan (Screenshot + Link)
  • Terminabweichungen (Ursachen + Maßnahmen)
  • Meilensteinverfolgung
  • Jour Fixe Protokolle (nach Datum)

🔹 Abschnitt 6: Montage & Ausführung

Seiten:

  • Demontagearbeiten (Ablauf + Kontrolle)
  • Montagefortschritt (inkl. Fotodokumentation)
  • Leistungsnachweise der Firmen
  • Abnahmen intern / extern

🔹 Abschnitt 7: Bautagebuch

Tägliche oder wöchentliche Einträge mit Vorlage:

  • Datum
  • Wetterbedingungen
  • Anwesendes Personal (Firmen + Anzahl)
  • Maschinen / Geräte
  • Tätigkeiten / Fortschritte
  • Auffälligkeiten / Behinderungen
  • Unterschrift / Kontrolle

📌 Tipp: Lege eine Seite als „Tägliche Vorlage“ an und kopiere sie für jeden Tag.