Agilität in der Instandhaltung und im Unternehmen.
Unternehmen scheitern an ihrer gewollten aber schlecht vorbereiteten und organisierten Transformation. Sei es die Digitalisierung oder die Bekämpfung des Fachkräftemangels, oder eben die Chance Agilität in die Unternehmensorganisation zu etablieren.
Agilität ist zu einem weit verbreiteten und sehr inflationär gewordenen Begriff mutiert. Und es wird mittlerweile zu oft für das Scheitern, eben dann, wenn etwas nicht gelingt verantwortlich gemacht. Agilität ist inzwischen ein Synonym für Planlosigkeit, Chaos und Unvermögen geworden. Nach meiner Erfahrung ist das Problem allerdings nicht die Methode selbst, sondern deren halbgare Umsetzung und fehlende Unterstützung durch das Team, die Abteilungen und deren Mitglieder.
Sie müssen natürlich auch bedenken, ihre Mitarbeiter fühlen sich mitunter in den bisherigen Strukturen sehr wohl und wollen keine Veränderung in ihren Arbeitsbereichen. Sie haben sich eingerichtet und wollen das alles so bleibt wie es gerade ist.
Ein tiefes Verständnis für Agilität als Denk- und Führungssystem fehlt den meisten Unternehmen. Methodiken stehen für sich allein, werden nicht zu Ende gedacht oder sinnvoll in die Unternehmensstruktur und Organisation eingebunden. Ohne die nötige, konsequente Umsetzung und Unterstützung des Managements scheitert jedes noch so gute System.
Die meisten Unternehmen sehen ihre internen Abteilungen als gut funktionierende Teams. Allerdings sitzen dort meist nur Leute mit sehr ähnlichen Aufgaben und Fähigkeiten nebeneinander Tisch an Tisch und so wird dann auch gearbeitet.
Erfolgreiche Projekte, funktionieren aber anders, brauchen unterschiedlichste Fähigkeiten und Menschen in einem Team. Und diese unterschiedlichen Charaktere müssen effektiv geführt und unterstützt werden, es braucht einen Teamleader der die Beiträge aller in die richtigen Bahnen lenkt. Einen Leader der Agilität vorlebt, dem die Teammitglieder vertrauen und der das Projekt in den Vordergrund stellt.
Also eben nicht nur Mitglieder aus einer, sondern aus mehreren Abteilungen, denn interdisziplinäre Teams gehen die Aufgaben aus verschiedenen Blickwinkeln an und das ist ein Schlüssel zur erfolgreichen Projektumsetzung. Die Crux daran: Jede Abteilung hat ihre eigenen Interessen und Motive, ihre eigenen Abläufe und Funktionsweisen.
Um ein funktionierendes, agiles Team zusammenzustellen brauchen sie natürlich den passenden Teamleader und den richtigen Führungsstil.
Teams sind eine komplexe Struktur und dort werden mitunter die unterschiedlichsten Charaktere zusammen gebracht. Es gilt die passende Mischung aus funktioneller und persönlicher Führung zu etablieren. Die Teammitglieder müssen vertrauen und von der gegenseitigen Arbeit partizipieren, sie müssen lernen sich schnell in neuen Situationen zu Recht zu finden.
Zum Schluss möchte ich als Anhänger dieser Methode der Agilität Ihnen natürlich nicht vorenthalten, was Agilität, richtig angewendet, in Zukunft auch für Sie bedeuten kann:
Agilität heißt, in einer komplexen, sich schnell ändernden Situation früh und dauerhaft produktiv nutzbare und qualitativ hochwertige Ergebnisse zu erzielen.
Agilität ist die Kunst den Kompass schnell in die Richtung der neuen Anforderungen einzuordnen.
Agilität ist als Reaktion auf langsame, bürokratische Organisationen gewachsen, um veränderten Bedingungen zu schnell begegnen.
Um Agilität in der Unternehmung zu etablieren muss man auf Managementebene rigoros die Anwendung und Umsetzung einfordern und unterstützen.
Prekär wird die Einführung neuer Systeme ohne Management und deren uneingeschränkte Unterstützung. Sobald die Mitarbeiter merken das die obere Etagen sich eigentlich nicht für Reformen und Innovationen interessieren, wird jede Organisation Fragil und am Ende scheitern.
Agilität ist ein probates Mittel und wird in der Zukunft, in der Netzwerke und Teams zusammen agieren, ein Credo des modernen Arbeiten. Für die betriebliche Instandhaltung und Industrie 4.0 werden schon jetzt agile, heterogene Teams benötigt die schnell, flexibel und proaktiv arbeiten.
Perfekt – dann zeige ich dir jetzt ganz konkret, wie agile Strukturen in der Instandhaltung eingeführt werden können, inklusive Best Practices und erprobter Formate:
🔧 Agile Strukturen in der Instandhaltung einführen: So geht’s konkret
Agilität in der Instandhaltung klingt auf den ersten Blick widersprüchlich – schließlich basiert die klassische Instandhaltung auf klaren Prozessen, Regeln und Planungen. Doch genau darin liegt das Potenzial: Durch gezielte agile Elemente lassen sich Flexibilität, Transparenz und Teamverantwortung steigern, ohne die technische Sicherheit zu gefährden.
Hier sind bewährte Schritte und Formate, wie du agile Strukturen in der Instandhaltung erfolgreich einführen kannst:
✅ 1. Starte mit einem Pilotteam („Leuchtturm“)
- Wähle ein motiviertes, offenes Team, z. B. aus der Elektrowartung oder einem bestimmten Bereich der Instandhaltung.
- Definiere ein klar umrissenes Ziel oder Problemfeld, z. B. Reduktion ungeplanter Stillstände einer bestimmten Anlage.
Best Practice:
Ein Team arbeitet eigenverantwortlich an einem „Pain Point“ der Produktion, nutzt agile Tools und berichtet regelmäßig über Fortschritte und Hindernisse.
📋 2. Nutze agile Methoden – pragmatisch und angepasst
Agilität braucht keine 100 %-Scrum-Umsetzung. Vieles lässt sich anpassen:
| Agile Methode | Anwendung in der Instandhaltung |
|---|---|
| Daily Stand-up | Tägliches, kurzes Teammeeting zur Aufgabenklärung |
| Kanban-Board | Visualisiert offene, laufende und erledigte Aufgaben (z. B. Störungen, Wartungen) |
| Retrospektiven | Monatliche Rückschau auf Teamarbeit: Was lief gut, was kann besser werden? |
| Sprints | 1–2-wöchige Planungszeiträume für konkrete Verbesserungen oder Sonderprojekte |
Tool-Tipp:
Digitale Kanban-Boards (z. B. in MS Planner, Trello, Jira oder Instandhaltungssoftware mit Board-Funktion) helfen beim Einstieg.
🔁 3. Rollen klären – Verantwortung verteilen
Agile Teams funktionieren dann gut, wenn Verantwortung nicht zentralisiert ist. Klare Rollen helfen dabei:
- Teamverantwortlicher (ähnlich Scrum Master): moderiert Meetings, unterstützt das Team
- Fachliche Experten: bringen ihr Know-how in Wartung, Analyse und Verbesserung ein
- Schnittstellenverantwortliche: halten Kontakt zu Produktion, IT, Planung etc.
Wichtig: Keine neuen Titel oder Hierarchien – es geht um Funktion, nicht um Status.
💡 4. Kleine Verbesserungsprojekte fördern („Kaizen-Agilität“)
Nutze die Energie des Teams für konkrete Verbesserungen, z. B.:
- Einführen von QR-Codes an Maschinen zur schnelleren Störmeldung
- Optimierung der Ersatzteilprozesse
- Aufbau eines Wissensboards für typische Störungen und Lösungen
Diese Mini-Projekte schaffen schnelle Erfolgserlebnisse und stärken das agile Denken.
📊 5. Fortschritte sichtbar machen – und feiern
Transparenz ist ein zentraler Wert agiler Arbeit. Zeige regelmäßig, was das Team erreicht:
- Reduzierte Reaktionszeiten
- Weniger Störungen an kritischen Anlagen
- Gesteigerte Zufriedenheit der Produktion
- Bessere Kommunikation zwischen Schicht und Tagdienst
Ein sichtbares „Ergebnisboard“ oder eine monatliche Review-Runde mit Führungskräften hilft dabei.
👥 6. Führungskräfte als Enabler, nicht Kontrolleure
Die Führungskraft im agilen Umfeld schafft Rahmenbedingungen statt Anweisungen:
- Ermöglicht Experimente
- Entfernt Hindernisse
- Fördert Vertrauen in das Team
Best Practice:
Führungskräfte nehmen als Beobachter an Retrospektiven teil, ohne diese zu dominieren.
🚀 Fazit: Agilität in der Instandhaltung ist machbar – und lohnt sich
Agile Strukturen lassen sich schrittweise, praxisnah und teamzentriert in die Instandhaltung integrieren. Du brauchst keine vollständige Umkrempelung – ein klarer Startpunkt, ein motiviertes Team und gezielte Tools reichen oft aus, um den Wandel einzuleiten.
✅ Checkliste: Agiler Start in der Instandhaltung
| Aufgabe | Status |
|---|---|
| Team für Pilotprojekt identifiziert (z. B. 4–6 Personen) | ☐ |
| Ziel des Pilotprojekts definiert (z. B. Störzeiten reduzieren) | ☐ |
| Kanban-Board eingeführt (analog oder digital) | ☐ |
| Daily Stand-ups eingeführt (max. 15 Minuten) | ☐ |
| Erste Retrospektive nach 2–4 Wochen geplant | ☐ |
| Rollen im Team besprochen (z. B. Moderation, Dokumentation) | ☐ |
| Erfolge sichtbar gemacht (z. B. durch Board oder Team-Review) | ☐ |
📌 Beispiel: Kanban-Board für Instandhaltung
🧰 Spalten-Vorschlag für ein digitales oder physisches Board (z. B. Whiteboard, MS Planner, Trello):
- Ideen / Backlog
– „Wartungsintervall X zu lang?“
– „Neue Checkliste für Störung Y?“ - Geplant (Diese Woche)
– Prüfung Ölstandskontrolle an Linie 3
– Sensor-Austausch an Pumpe 12 - In Bearbeitung
– Störungsanalyse Motor A44 - Warten auf (Ersatzteil/Info)
– Ventil Z123 (Lieferung 10.07.)
– Feedback vom Schichtleiter - Erledigt / Gelernt
– Neues Schmierschema dokumentiert
– Ursache für Lagerschaden gefunden
👉 Tipp: Farbcodes für Typen (z. B. Störung, Verbesserung, Wartung) bringen mehr Übersicht.
💬 Retrospektiv-Fragen für Instandhaltungsteams
Ziel: Reflexion & kontinuierliche Verbesserung
Empfehlung: Alle 2–4 Wochen, 45–60 Minuten
- Was lief in den letzten Wochen besonders gut?
- Was hat uns Zeit oder Nerven gekostet?
- Wo gab es unnötige Wartezeiten, Umwege oder Missverständnisse?
- Was möchten wir beim nächsten Mal anders machen?
- Wie war die Kommunikation mit anderen Bereichen (z. B. Produktion, Einkauf)?
- Wie fühlten wir uns als Team – war genug Unterstützung da?
- Was ist unser nächster kleiner Verbesserungsschritt?
👉 Tipp: Nutze Moderationskarten oder Online-Tools wie Miro/MURAL, wenn das Team verteilt arbeitet.
🕒 Daily Stand-up Guide (für max. 15 Minuten)
Ziel: Tagesüberblick, Blocker erkennen, Zusammenarbeit fördern
Empfehlung: Täglich zu Schichtbeginn oder Schichtübergabe
Jedes Teammitglied beantwortet:
- Was habe ich seit dem letzten Meeting erledigt?
- Was mache ich heute / als Nächstes?
- Gibt es Hindernisse, bei denen ich Hilfe brauche?
Moderator-Rolle (abwechselnd im Team):
- Hält die Zeit ein
- Fasst ggf. Aufgaben zusammen
- Bringt Blocker zur späteren Klärung auf den Tisch
👉 Wichtig: Keine Problemlösung im Meeting, das erfolgt danach in kleineren Gruppen.
Maintenance - Interim Management - Wartung & Instandhaltung 